Waarom handmatig documenten delen als het ook automatisch kan?

Bijna elk bedrijf deelt op dagelijkse basis meerdere documenten met bijv. klanten, partners, leveranciers of hoofdkantoor en heeft hier structureel veel extra werk aan. Nu zullen de betreffende medewerkers vast en zeker een goede job verrichten en gaat er niet vaak iets mis tijdens deze handmatige informatie uitwisselingen, maar als er wel iets misgaat en het betreft bedrijfskritische of privacy gevoelige informatie, dan kan dit erg pijnlijk zijn. Naast de risico’s op menselijke fouten spenderen wij met z’n allen ook erg veel tijd aan het handmatig delen van informatie met derden…kan dit niet anders?

Stel dat je ieder kwartaal een nieuwe prijslijst deelt met je verkoopkanaal je stuurt de vaste leveranciers eens per week een orderoverzicht met producten die jullie bij hem inkopen en je uploadt de financiele gegevens maandelijks in het systeem van de Accountant. Allemaal handmatige werkzaamheden waar veel tijd aan wordt besteed en waarbij de kans op fouten aanwezig is, júist omdat er een mate van ‘automatisme’ in deze werkzaamheden zit.

Als je een stap achteruit doet zul je zien dat er veel vaste patronen zijn rondom informatie uitwisselingen met derden. Deze kunnen heel goed worden omgezet in workflows. Een workflow is een vooraf gedefinieerde reeks taken die allemaal in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd. Er zijn veel bedrijven die voor het creëren van workflows tussen systemen scripts gebruiken. De onderhoudbaarheid van scripts is vaak een heikel punt, omdat ze geprogrammeerd moeten worden en bij systeem upgrades niet altijd blijven werken.Voor je het weet heeft de IT afdeling een dagtaak aan het beheren van scripts. Eigenlijk wil je een mogelijkheid hebben om vanaf één centrale plek workflows te creëren en beheren zonder te hoeven programmeren.

MOVEit Automation is een scheduling tool special ontwikkeld voor het creëren van workflows om documenten zonder tussenkomst van medewerkers te delen met derden. Het kan connecteren met allerlei type bronsystemen binnen en buiten de eigen organisatie en ook met de cloud, zoals AMS en Azure Blob. Zo is het eenvoudig om een workflow te maken die nieuwe of gewijzigde versies van een document detecteert en deze dan automatisch deelt met de vooraf opgegeven aantal emailadressen. Ook kun je workflows creëren voor het delen van documenten op basis van een bepaalde interval of tijdschema en je kunt ervoor zorgen dat bepaalde in- en externe systemen of folders altijd met elkaar gesynchroniseerd blijven. Je kunt allerhande stappen in de workflow incorporeren, zoals het checken van een document tegen een AntiVirus Detector, of het document ZIPen en encrypten. Dit alles kan zonder technische kennis worden gedaan!

Vanuit security oogpunt is het erg fijn dat handmatige werkzaamheden zoveel mogelijk worden geautomatiseerd. Dit zorgt ervoor dat de kans op menselijke fouten wordt beperkt. Het mooie van deze workflow tool is dat de documenten encrypted worden verstuurd, zodat deze niet door andere personen behalve de geadresseerde gelezen kunnen worden.

Een ander groot voordeel van MOVEit Automation is dat alle activiteiten worden gelogd en je vanuit één centrale plek precies kunt zien welke workflowtaken goed zijn verlopen en welke niet. Als een document tijdens een transfer halverwege stagneert, bijvoorbeeld door een slechte internetverbinding, dan kun je instellen dat de deze workflowtaak wordt herstart en wordt afgerond of dat er na enkele pogingen een foutmelding wordt gestuurd naar een belanghebbende. Omdat alle activiteiten in MOVEit Automation worden gelogd, kunnen rapportages voor management of compliancy audit eenvoudig worden gegenereerd.

Samengevat kun je met een scheduling tool als MOVEit Automation veel handmatige informatie uitwisselingen met externen zonder technische kennis omzetten in geautomatiseerde workflows. Dit voorkomt de kans op menselijke fouten en onnodig veel routinematig werk. Met MOVEit Automation vervang je de slecht beheerbare scripts met een centrale worksflow tool die je vanaf begin volledig inzicht geeft in alle informatie uitwisselingen, waarbij je zeker kunt zijn dat de data op een veilige manier wordt gedeeld.