Realtime inzicht in bedrijfsresultaten, in afdelingen, in de status van verkochte assets bij klanten, en profiteren van gestroomlijnde processen. Dat zijn geen zaken die veel organisaties enkele maanden na de oprichting al kunnen melden. Het kersverse Seas of Solutions vormt daarop een positieve uitzondering. De reden: een succesvolle ‘carve out’ door SAP-partner Aiden van de cloudgebaseerde ERP-oplossing SAP Business ByDesign.
Seas of Solutions levert veiligheidsoplossingen voor de maritieme sector. Seas of Solutions is de holding voor de bedrijven Netwave en McMurdo. Deze merken leveren onder andere Voyage data Recorders (‘black boxes’) voor de scheepvaart en veiligheidsbakens voor schepen en opvarenden in nood.
Seas of Solutions is ontstaan na de overname van deze genoemde merken van het moederconcern Orolia. Dat concern maakte gebruik van de ERP-oplossing SAP Business ByDesign voor vrijwel alle primaire bedrijfsprocessen. Die omgeving was echter innig verweven met Orolia: ze maakte gebruik van dezelfde database als de rest van de organisatie. Deze moest dus voor de overname worden ‘losgeknipt’ van het moederconcern.
Schone lei
Deze zogenoemde carve out van het bedrijf was niet alleen een technische aangelegenheid. Het gaf de nieuwe eigenaar ook de kans het gehele systeem en alle processen kritisch tegen het licht te houden, en met een schone lei te starten. Een kans die de nieuwe CEO en eigenaar met beide handen aangreep.
De bedrijfsprocessen werden zoveel mogelijk gemodelleerd naar de standaardprocessen in SAP Business ByDesign. “Ik ben een tegenstander van allerlei specifieke klantoplossingen. Ik pas liever mijn organisatie aan, dan dat ik het systeem laat aanpassen”, verklaart Paul Smulders, CEO en eigenaar van Seas of Solutions. “Dat maakt de organisatie en de processen efficiënter en de omgeving gemakkelijker te migreren, mocht dat ooit eens nodig zijn. In die zin hebben we echt een professionaliseringsslag doorgevoerd.”
Zicht op assets
Over het algemeen is Smulders zeer te spreken over de volledigheid en gebruiksvriendelijkheid van SAP Business ByDesign. “Voor alle primaire bedrijfsprocessen, of het nu gaat om levering, productie of verkoop biedt het pakket alle ondersteuning en functionaliteit die ik zou willen”, zegt hij.
De ERP-oplossing biedt Seas of Solutions bovendien een scherp zicht op de verkochte producten en diensten. “De oplossingen die we verkopen, gaan via schepen de gehele wereld over. Dan is het belangrijk voor de serviceverlening om te weten waar deze producten zich bevinden en wat de status is. Die informatie halen we nu gemakkelijk uit SAP Business ByDesign.”
Eenvoudige consolidatie
Een ander voordeel is volgens Smulders de sterk verbeterde financiële processen van de twee bedrijven. “De vorige aandeelhouder maakte voor de financiële administratie gebruik van een andere oplossing. We hebben ervoor gekozen dat volledig in SAP Business ByDesign te doen”, vertelt Smulders.
Dat werpt zijn vruchten af. “Daardoor is bijvoorbeeld de consolidatie van de twee bedrijven heel eenvoudig. Met andere ERP-omgevingen waarmee ik tot nu toe heb gewerkt, was dat veel lastiger of simpelweg onmogelijk. Bovendien kan ik gemakkelijk financiële data exporteren naar bijvoorbeeld Excel, zodat ik daarop allerlei berekeningen kan loslaten.”
Realtime inzicht
Seas of Solutions profiteert bovendien van een realtime inzicht in de stand van zaken. “Ik kan de geconsolideerde cijfers nu ieder moment raadplegen. Daardoor heb ik altijd een actueel inzicht in de situatie. Dat maakt de aansturing en het nemen van de juiste beslissingen gemakkelijker.”
Ook op de individuele bedrijfsonderdelen heeft Seas of Solutions een goed zicht. “Zo weet ik bijvoorbeeld precies waar de R&D-afdeling mee bezig is en hoeveel bedrijfsmiddelen zij gebruiken. Dat soort informatie was voor de vorige holding veel lastiger te achterhalen.”
Kundig
De migratie zelf verliep volgens Peter Ouendag, Manager PMI bij Aiden zonder noemenswaardige problemen. “We hebben feitelijk een geheel nieuwe SAP Business ByDesign omgeving opgezet en alle data uit de vorige omgeving hier naartoe gemigreerd. Daarna hebben we de omgeving en de bijbehorende processen geoptimaliseerd”, legt Ouendag uit.
Ook Smulders kijkt tevreden terug op het traject. Dat had volgens hem ook te maken met de expertise van Aiden. “Ze kennen de systemen van binnen en buiten. Ik kan niet anders zeggen: het zijn daadwerkelijk kundige mensen.”
