Ctac implementeert invoice-managementoplossing bij DELA Vastgoed

DELA Vastgoed, onderdeel van coöperatie DELA, kiest voor de invoice-managementoplossing ReadSoft Process Director van Ctac. De oplossing maakt onderdeel uit van de groeistrategie van DELA Vastgoed. Door het efficiënter maken van het invoice-managementproces is het bedrijf in staat de gehele reparatiecyclus – van verzoek tot en met betaling – te automatiseren. DELA Vastgoed heeft hierdoor constant inzicht in uitstaande reparatieverzoeken en -verplichtingen, en in financiële zaken. Dit vergroot de efficiëntie en transparantie. In 2012 implementeerde Ctac bij DELA Vastgoed het CHARE-platform. Dit is de Ctac SAP ERP-oplossing voor de vastgoedsector. Dit project is onlangs gewaardeerd met een bronzen SAP Quality Award.

De invoice-managementoplossing van Ctac, ontworpen in samenwerking met ReadSoft, biedt eindgebruikers een groot gebruiksgemak. Zo worden facturen automatisch vergeleken en komen op de juiste plaats in SAP terecht. Facturen die correct zijn en geen handmatige aanpassingen of workflow nodig hebben, verwerkt SAP zelfs helemaal automatisch. Hierdoor komen betalingen eerder binnen. Daarnaast biedt deze oplossing ook grote voordelen voor aannemers en leveranciers van DELA Vastgoed. Zij kunnen hun facturen zowel in print als digitaal aanbieden.

DELA Vastgoed maakt als onderdeel van de coöperatie DELA gebruik van de centrale faciliteiten van de coöperatie. DELA Vastgoed verwerkt ongeveer twaalfduizend facturen per jaar. De oplossing Readsoft verwerkt de facturen grotendeels automatisch op het SAP/CHARE-platform. Ctac koppelt nu zijn nieuwe invoice-managementoplossing in de bestaande Kofax-scanstraat aan de SAP/Readsoft-toepassing. Dit biedt volop mogelijkheden tot optimalisatie. In april 2014 is de livegang van het project gepland.

"Wij gingen na de implementatie van het CHARE-platform op zoek naar een oplossing die de invoice-matching en invoice-handling verder kon automatiseren", zegt Pieter Loeffen, directeur van DELA Vastgoed. "Het prettige van CHARE is, dat die eenvoudig uit te breiden is met andere oplossingen. Dit biedt ons de mogelijkheid om onze processen verder te optimaliseren en onze organisatie verder te professionaliseren. Een volgende optimalisatie kan het invoeren van een self-billing-concept voor aannemers zijn, waarbij het versturen van een factuur niet meer nodig is. Dit concept is met name geschikt voor een diepere ketensamenwerking. Self-billing en bijvoorbeeld een portaal of app voor aannemers zijn logische uitbreidingen op de CHARE-filosofie. Naast een efficiëntere en professionelere organisatie besparen we zo ook op kosten en onderhoud doordat we het CHARE-platform als cloud-oplossing afnemen."

Coöperatie DELA is sinds 1941 actief in het beleggen in commercieel vastgoed, met name in winkelpanden en middelgrote tot grote winkelcentra. Daarnaast richt het bedrijf zich steeds vaker op woningbouwprojecten. Als onderdeel van de groeistrategie van DELA Vastgoed implementeerde Ctac in 2012 zijn SAP ERP-oplossing voor de vastgoedsector (CHARE). CHARE is door avecres en Ctac speciaal ontwikkeld voor de vastgoedsector. Met deze oplossing is een organisatie in staat om vastgoed in alle facetten geïntegreerd te beheren. Het platform ondersteunt onder andere Redex (Real Estate Data Exchange), Rems AFR en diverse andere digitale uitwisselingsformaten. Daarnaast zijn vastgoedorganisaties met CHARE in staat op gestandaardiseerde wijze informatie te delen met alle betrokkenen in de vastgoedindustrie.