Telefonie: moet ik naar de cloud, en hoe dan?

Rainer de Nardo is Technical Sales Manager bij Gigaset pro

Als verantwoordelijke voor telefonie binnen uw bedrijf bent u hoogstwaarschijnlijk niet op zoek naar een bepaalde telefoon – u zoekt naar een oplossing om medewerkers te kunnen laten bellen. En of dat dan via de cloud gebeurt, of on-premise, dat maakt niet uit. Of wel? Nu ISDN end-of-life nadert en de ondersteuning daarvoor dus verdwijnt, is dit het moment om na te denken over een overstap naar de cloud. Past de cloud ook bij uw situatie? En hoe gaat zo’n proces in z’n werk?

In kaart brengen

Allereerst is het van belang om uw situatie gedetailleerd in kaart te brengen om zo een goed gefundeerde beslissing te kunnen nemen. Dat begint bij het analyseren van de praktische wensen. Bijvoorbeeld, hoe zijn de werkplekken nu georganiseerd? Hebben medewerkers een vast bureau of werken ze iedere dag vanaf een andere plek? Kijk vervolgens naar uw bestaande netwerk. Is het local area network (LAN) klaar voor Voice over IP (VoIP)? Zijn de kabels geschikt voor Gigabit-overdrachtssnelheden? Hoe zit het met de bandbreedte in de omgeving van uw organisatie? En zijn er in het netwerk adequate switches voorhanden? Vergeet daarbij niet op een rij te zetten hoe uw licenties voor telefoniesoftware op dit moment zijn geregeld.

Leg daarna ook de groeiplannen van uw organisatie eens onder de loep. Blijft het aantal medewerkers voorlopig stabiel, worden er in de nabije toekomst veel nieuwe collega’s aangenomen of wordt er juist krimp verwacht? Het is allemaal van invloed op uw keuze voor een telefoniesysteem. De cloud stelt u namelijk in staat snel op en af te schalen, oftewel: groei en krimp eenvoudig op te vangen. U betaalt per gebruiker, wat de telefoniekosten heel overzichtelijk houdt. 

Een laatste essentieel onderdeel van uw inventarisatie heeft te maken met wet- en regelgeving. Sommige organisaties (vooral in de overheidssector) zijn gebonden aan strenge regels omtrent de opslag van data. Ook voor telefonie is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk het cloudtelefoniesysteem zo in te regelen dat bepaalde gesprekken (bijvoorbeeld die intern plaatsvinden) niet via de cloud lopen. Bovendien is telefoonverkeer in de cloud versleuteld, wat betekent dat gesprekken altijd veilig verlopen.

Advies op maat

Een professionele reseller is in staat om u op basis van uw uitgebreide analyse nauwkeurig te adviseren over de juiste keuze voor uw organisatie. Kosten zullen hierbij een grote rol spelen. Want ook al bent u overtuigd van de voordelen van cloudtelefonie, als u kort geleden een grote investering in een PBX-systeem heeft gedaan, zal het niet meteen lonen om de overstap te maken. Ook als uw hardware erg verouderd is en dus vervangen moet worden, is de kans groot dat de return on investment wat langer op zich laat wachten. Denk maar aan analoge telefoons, waarvoor bij een cloudmigratie speciale adapters nodig zijn. Overigens kan het advies ook zijn gedeeltelijk over te stappen. Dan ontstaat een zogenoemde hybride omgeving.

Implementeren met autoprovisioning

Over de implementatie hoeft u zich geen zorgen te maken. Cloudoplossingen zijn plug & play: het is werkelijk een kwestie van kabels inpluggen en uw medewerkers kunnen beginnen met bellen. Veel devices – in ieder geval alle Gigaset pro-toestellen – ondersteunen autoprovisioning. Zo is het kinderspel om ze te verbinden met verschillende platformen, zoals BroadSoft, Centile en Kwebbl, en zowel de provider- als de gebruikersspecifieke parameters te downloaden.

Het beheer is al net zo eenvoudig. Meestal heeft u als telefonie- of IT-verantwoordelijke voldoende aan maximaal twee dagen training van de reseller. Hierin leert u alles over het dagelijkse beheer – van telefoontoestellen aansluiten op het cloudnetwerk tot het aanmaken van conference rooms – en hoe u de benodigde parameters configureert. Zo creëert u gemakkelijk de telefonieoplossing die past bij uw specifieke situatie.