Samenwerken vanuit de cloud verhoogt de bedrijfsprestaties

De opmars van de cloud heeft een grote impact op de manier waarop organisaties samenwerken. Daarbij gaat het niet alleen over samenwerking binnen de organisaties, maar ook om samenwerking met partners, toeleveranciers, klanten en zelfs toezichthouders. Zeker nu werknemers steeds mobieler worden, terwijl zij toegang willen houden tot bedrijfsgegeven evenals toegang tot al hun communicatiemiddelen, begint de cloud een onmisbare rol te spelen. Recent onderzoek van Forbes wijst uit dat bijna twee derde van de ondervraagde senior managers aangeeft, dat zij dankzij de cloud sneller kunnen werken dan anders mogelijk zou zijn geweest. Onder topmanagers (CEO, CIO, CTO, CFO) is dat zelfs 82 procent.

De cloud maakt samenwerken - ook wel aangeduid met ‘collaboration’ - over tijdzones en functionele grenzen een stuk gemakkelijker. In het bovengenoemde onderzoek geeft meer dan de helft van de respondenten aan dat de mogelijkheden van cloud-gebaseerde oplossingen zelfs een doorbraak beteken voor collaboration. Daarbij gaat het niet alleen om betere communicatiemogelijkheden, maar ook om het beter kunnen uitwisselen van informatie, raadplegen van kennisbronnen, afleveren van producten en diensten en het met een groep oplossen van problemen.

Innovatie aanjagen

Moderne malware is in staat om zelfstandig vast te stellen in hoeverre serieuze pogingen gedaan worden om hun aanwezigheid in een systeem of netwerk te ontdekken.

De cloud zorgt ervoor dat organisaties hun bedrijfsprocessen efficiënter kunnen maken. Dat gebeurt ook voor processen over de hele linie, van inkoop en productie tot marketing en technische ondersteuning. Bovendien geven de respondenten (van het topmanagement zelfs 93%) in meerderheid aan dat cloud collaboration de innovatie stimuleert. Dat is ook niet zo verwonderlijk want het is bijna een onvermijdelijke consequentie als zowel het management als de medewerkers de beschikking hebben over nieuwe en effectievere manieren om informatie de delen. Effectieve informatie-uitwisseling binnen en buiten de organisatie kan bijvoorbeeld leiden tot innovaties van het business model, maar ook tot nieuwe manieren voor aanbieden van diensten.

Daarmee wordt cloud collaboration ook een belangrijke stimulans om ook op andere gebieden concurrentievoordeel te realiseren. De cloud zorgt immers ook voor een versnelling van de uitrol van technologieën die voor samenwerking onmisbaar zijn, zoals VoIP, video en videovergaderen. Hiermee wordt ook de gebruiksbeleving op een hoger plan gebracht. Niet alleen van de eigen werknemers, maar net zo goed voor bijvoorbeeld partners en klanten.

Keuzevrijheid

Collaboration uit de cloud geeft organisaties bovendien meer keuzevrijheid, van het zelf draaien van de benodigde collaboration-oplossingen tot een volledige cloudoplossingen en alles daar tussenin. De ontwikkelingen op dit vlak zijn nog in volle gang en de eerste oplossingen die tot voor kort alleen ‘stand alone’ verkrijgbaar waren, kunnen nu uit de cloud komen.

Een voorbeeld. Bedrijven weten dat visueel contact zorgt voor een versterking van de relatie met degenen met wie wordt samengewerkt. Zij zouden daarvoor graag de middelen beschikbaar stellen aan hun werknemers, maar tot nu toe is de prijs vaak een barrière. Daar komt nog bij dat veel oplossingen voor videoconferencing niet zo makkelijk te bedienen zijn voor de gebruikers. Er is kortom behoefte aan oplossingen zonder dat de techniek in de weg zit, zodat gebruikers direct aan de slag kunnen. De onlangs aangekondigde ‘desktop collaboration devices’ voldoen aan deze eisen. Met deze devices kunnen bedrijven snel en gemakkelijk videovergaderen, zonder allerlei technisch gedoe. Deze collaboration devices zijn op Android gebaseerd en hebben een dusdanig lage prijs, dat visueel samenwerken binnen bereik komt van iedere werknemer, in plaats van alleen maar voor het topmanagement. Deze invulling van ‘browser tot boardroom’ is ook nodig om daadwerkelijk van alle voordelen van cloud collaboration te kunnen profiteren.

Daarnaast biedt deze apparatuur toegang tot alle belangrijke hulpmiddelen en applicaties die doorgaans voor samenwerken worden gebruikt, zoals een whiteboard-applicatie, of een integratie met een CRM-tool of een verticale applicatie. Aan gebruiksgemak is overigens ook gedacht: de apparaten beschikken over grote aanraakschermen.

De cloud als permanente vergaderplek

Ook de cloud zelf biedt mogelijkheden voor collaboration die voorheen slechts met veel moeite, of zelfs helemaal niet, te realiseren waren. Een voorbeeld hiervan is de zogeheten Collaboration Meeting Room, ofwel ‘vergaderruimte in de cloud’ die Cisco onlangs heeft geïntroduceerd. Deze virtuele vergaderruimten bieden iedereen een altijd beschikbare persoonlijke privéruimte voor videovergaderen. In deze vergaderruimten kunnen gebruikers wanneer zij maar willen vergaderingen beleggen, waaraan kan worden deelgenomen vanaf een apparaat naar keuze - niet alleen Cisco-appratuur, maar ook standaard video-endpoints van andere leveranciers, desktop of mobiele clients zoals, browser-based gasttoegang en soft clients zoals Microsoft Lync. De virtuele vergaderruimte biedt gebruikers op deze manier maximale flexibiliteit.

Business impact

Net zoals andere cloudtoepassingen biedt cloud collaboration de bekende voordelen: van lagere kosten tot meer efficiency. Maar er is nog een andere ontwikkeling gaande waarvoor cloud collaboration veel te bieden heeft. De vraag naar collaboration is steeds vaker afkomstig vanuit de bedrijfsonderdelen zelf. Vaak gaat het dan niet om de ‘klassieke’ cloudvoordelen zoals lagere kosten, maar de behoefte om de klanttevredenheid op een hoger peil te brengen of om sneller beslissingen te kunnen nemen en meer diensten en producten te kunnen leveren.

Met cloud collaboration-oplossingen kan in principe veel sneller en flexibeler op deze vraag worden ingespeeld. Soms tot op het punt dat de business deze oplossingen zelf aanschaft. Met deze ontwikkeling verandert ook de rol van de IT-afdeling. Daarnaast vraagt het toenemend belang van de cloud meer kennis van netwerk, cloudinfrastructuren en andere beschikbare clouddiensten. Behalve om de kosten gaat het bij veel organisaties nu om het verminderen van de complexiteit. Door gebruik te maken van de cloud kan de IT-afdeling - al dan niet in samenwerking met leverancier(s) met de juiste netwerk - en cloudkennis - nu die complexiteit verminderen en optreden als een makelaar voor cloudservices. In die hoedanigheid kan de IT-afdeling de bedrijfsonderdelen op een andere manier van dienst zijn, bijvoorbeeld door de cloud-collaboration oplossing te adviseren die het beste past bij de behoeften van de werknemers.

Strategisch

Cloud collaboration is dus niet alleen een zaak van IT. Volgens het Forbes-onderzoek zijn steeds vaker niet-IT’ers betrokken bij de selectie, het beheer en de implementatie van cloudgebaseerde collaboration-tools. Door het adviseren en het leveren van applicaties en diensten uit de cloud kan de IT-afdeling zich profileren als een meer strategische partner voor de business. Het is immers veel gemakkelijker geworden om deze applicaties en diensten in gebruik te nemen op een schaal en met een tempo die helemaal zijn afgestemd op de vraag van de business.

Iedereen binnen een organisatie, zo lijkt het, ondervindt voordelen van betere technologie voor communicatie en samenwerking. De cloud speelt daarbij de doorslaggevende rol en steeds meer organisaties zien dat ook in. Download hier de whitepaper.

Robbert Hoeffnagel