Organisaties richten zich op de cloud voor unified communications en collaboration

Nu organisaties steeds meer cloudtechnologie inzetten om hun applicaties sneller beschikbaar te stellen, en beschikbaarheid en kostenefficiëntie te verbeteren, kijken ze steeds vaker naar de cloud voor collaboration-applicaties. Het migreren van deze technologieën naar de cloud is voor veel bedrijven het middel geworden om samenwerking voor grote groepen gebruikers beschikbaar te maken. 

Dit is een van de belangrijkste uitkomsten van het 2016 Connected Enterprise Report dat door Dimension Data naar buiten is gebracht. Het rapport biedt een overzicht van de actuele stand van zaken als het gaat om implementatiestrategieën van collaboration-applicaties. Het belicht de trends die spelen bij grote wereldwijde bedrijven. De resultaten zijn gebaseerd op een onderzoek onder negenhonderd deelnemers in vijftien landen. Respondenten waren IT-managers, CIO’s en Line of Business-managers van organisaties met meer dan duizend werknemers.

Volgens het rapport noemt een derde van de beslissers de cloud als essentieel. Toch gebruikt maar een kwart op dit moment gehoste collaboration-diensten.

Wouter Bakker, Business Unit Manager Communications bij Dimension Data, zegt dat de studie onderstreept dat de cloud een essentieel middel is om een brede reeks van initiatieven omtrent digitale transformatie uit te voeren. “Of het nu gaat om intern beheerde servers in een eigen bedrijfsdatacenter of om extern geleverde diensten die weinig of geen investeringen vereisen, de cloud is het onderliggende platform dat bedrijven in staat stelt om applicaties efficiënt, betaalbaar en schaalbaar in te zetten.”

“Het is niet opzienbarend dat de toptechnologietrends die van invloed zijn op collaboration-strategieën, cloudgerelateerd zijn. Onze studie laat zien dat 51 procent van de organisaties de stap naar de cloud beschouwt als de belangrijkste trend die van invloed is op hun collaboration-strategieën.”

Er is niet een enkele reden waarom bedrijven hun collaboration-strategieën overbrengen naar de cloud. Zij hanteren hiervoor een set van strategische, operationele en financiële motieven. De belangrijkste zijn:

• Er is sprake van een bestaande, organisatiebrede cloudstrategie die ook de richting aangeeft voor collaboration-applicaties.
• Initieel zijn de kosten van de cloud naar verwachting lager. Maar bij het afnemen van een gehoste dienst veranderen ze van investeringskosten in operationele uitgaven.
• Applicaties in de cloud zijn makkelijker te beheren en up-to-date te houden. Dat betekent een kleinere foutkans in het beheerproces.

Op cloud gebaseerde samenwerking is voor de meeste bedrijven nog een doelstelling in plaats van realiteit. Gemiddeld is 75 procent van de collaboration-applicaties nog on-premise geïnstalleerd. Het beheer vindt plaats door de eigen IT-afdeling of door een externe partij in opdracht van de organisatie.

“Dit ligt ook voor de hand, aangezien bedrijven hun collaboration-technologieën – zoals video-conferencing-apparatuur, telefooncentrales en instant messaging-apps, of enterprise social-software – traditioneel als een kapitaalsinvestering aanschaften. De systemen en software werden on-premise geïnstalleerd en door de interne IT-afdeling beheerd”, zegt Bakker.

“IT-afdelingen zijn gewend aan het aanschaffen van collaboration-technologie voor installatie binnen de eigen organisatie. Zo zijn hun inkoopprocessen georganiseerd”, zegt Brian Riggs, analist Enterprise Services bij Ovum. “Het aanpassen van deze processen kost tijd en dat is deels de oorzaak van een langzame transitie naar de cloud. De markt bevindt zich middenin een omslagpunt. Meer en meer bedrijven migreren collaboration-software naar de cloud. Voor sommige blijft dit een jarenlang proces.”