Bent u al klaar voor de Cloud PBX?

De fax, papier, computers en vaste werkplekken. Allemaal lijken ze – de een wat sneller dan de ander – gedeeltelijk of helemaal uit het kantoor te verdwijnen. We gebruiken laptops, smartphones, digitale opslagsystemen en willen altijd en overal efficiënt kunnen werken en samenwerken. De telefooncentrale lijkt nu aan dit rijtje toegevoegd te worden met de beschikbaarheid van de Cloud PBX (Private Branch eXchange). Dit is een technologie van Microsoft voor het beheren van gesprekken en het gebruik van PBX-mogelijkheden in de Office 365 cloud met Skype for Business Online. Ofwel: een telefooncentrale uit de cloud. Met Skype for Business Cloud PBX inclusief de PSTN (Public Switched Telephone Network) belmodule kunnen bedrijven voorgoed afscheid nemen van het bestaande (en vaak kostbare) PBX-systeem.

Zo ook TBI. Voor snel veranderende organisaties als TBI is het cruciaal om synergie in het IT-landschap te realiseren. Met zo’n 20 deelnemende bedrijven heeft de organisatie veel baat bij een shared service center: “De standaardisering van productivity tools biedt zowel financiële als functionele voordelen”, aldus Dirk-Jan Langbroek, directeur van het Shared Service Center ICT bij TBI. “We waren op zoek naar een innovatieve oplossing met brede functionaliteiten, en dat voor de hele TBI groep. Uiteindelijk bleek een hybride aanpak het beste.” Bij de zoektocht kwam Skype for Business al snel in beeld: “Microsoft Lync werd door verschillende ondernemingen gebruikt, maar dan zonder telefonie”, vertelt Langbroek. “De toevoeging van telefonie was voor ons een logische stap. Daarnaast willen we zoveel mogelijk van onze productivity tools naar de cloud verplaatsen, wat nu mogelijk is met Cloud PBX.”

De koppeling aan het PSTN en het beheren van telefoonnummers wordt met Cloud PBX onderdeel van Office 365. Doordat Microsoft zelf de telefoonnummers uitgeeft en nummerplannen koppelt aan de telefooncentrale in de cloud is daar geen lokale telecomprovider of Microsoft-partner meer voor nodig. Het lijkt een hosanna-verhaal, maar voordat bedrijven de overstap naar de Cloud PBX maken, raad ik aan een aantal zaken in ogenschouw te nemen:

• Maak een inventarisatie van de gewenste functionaliteiten en de benodigde add-ons. De huidige mogelijkheden van Cloud PBX omvatten standaard telefoniefunctionaliteiten zoals gesprekken aannemen, doorverbinden en muten, maar zijn nog niet volledig. Ook is de PSTN-belmodule nog niet in Nederland beschikbaar.
• Stem de specifieke eisen, de Quality of Service (QoS), voor de telefoondienst af. Indien telefoonverkeer over een reguliere internetverbinding wordt gerouteerd, moet men er zeker zijn van dat de kwaliteit en betrouwbaarheid niets te wensen overlaat. Om de QoS te bewaken, komt Microsoft met ExpressRoute, een VPN-netwerkaansluiting die door Microsoft en serviceproviders zelf gemanaged wordt. ExpressRoute biedt een grotere betrouwbaarheid, hogere snelheden en hogere beveiliging dan gebruikelijke verbindingen via internet.
• Controleer of er met huntgroepen en externe contactcenters wordt gewerkt en/of er externe software of apparaten gekoppeld zijn aan de telefooncentrale. Het aansluiten van de telefooncentrale op analoge apparaten en het integreren met mobiele nummers is niet mogelijk.

Hybride: on-premise én in de cloud

Een directe overstap naar de Cloud PBX lijkt op dit moment alleen haalbaar voor bedrijven die beperkt gebruikmaken van de telefoniefunctionaliteit van Skype for Business en geen andere software of apparaten gekoppeld hebben aan hun telefooncentrale. Grote organisaties, bedrijven met huntgroepen of contactcenters en organisaties die externe software of apparaten gekoppeld hebben aan de telefooncentrale passen (nog) niet in de profilering van Microsofts Cloud PBX. Wel kan de integratie met Office 365 en de flexibiliteit van de cloud voor deze organisaties voordelen opleveren. De grootste potentie zit voor hen in de hybride oplossing, zoals die ook bij TBI is ingezet. De voordelen van de complete featureset van een on-premise implementatie worden gecombineerd met de clouddienst van Microsoft. De hybride-oplossing levert bedrijven een kostenbesparing op zonder verlies van functionaliteit en is daarnaast een mooie eerste stap op weg naar de telefooncentrale uit de cloud.

Rome is niet in één dag gebouwd, en ook de telefooncentrale zal niet opeens verdwenen zijn. Maar het lijkt er sterk op dat die samen met de fax straks alleen nog in het museum te bewonderen zal zijn.

Wilt u meer informatie over de Cloud PBX en hybride Skype for Business-implementaties? Lees dan het whitepaper ‘Cloud PBX in Office 365’.

Lucas Wensing is CEO en oprichter van StartReady