Infor M3 helpt Bison International concurrerend te blijven en klantervaring te verbeteren

De oorsprong van Bison International, marktleider en lid van Bolton Adhesives, startte bij Cornelis van de Reepe, een innovatieve schoenmaker uit Goes. Aan het begin van de twintigste eeuw ontwikkelde hij een lijmsoort op basis van natuurrubber die gebruikt werd voor de waterdichte afdichting van naden van kleding en rubberen laarzen en de reparatie van schoenen. Een welkome uitvinding voor de vele arbeiders die op de Zeeuwse akkers in weer en wind aan het werk waren. Het vormt bovendien de oorsprong van het latere Bison Kit, een van de 3.000 producten van het sterk groeiende Bison International dat zowel bij consumenten als professionals grote bekendheid geniet.

Bison International werd in 1996 overgenomen door de Bolton Group, een internationaal netwerk van bedrijven met sterke merken. De Group is actief op het gebied van levensmiddelen, wasmiddelen en schoonmaakmiddelen, producten voor persoonlijke verzorging en huidverzorging, cosmetica en lijmen. Het omvat de merken: UHU, Bison, Griffon, Imedo en Air Max. Bison International en UHU GmbH, met productielocaties in Goes en Bühl zijn een aantal jaar geleden gefuseerd en vormen nu samen Bolton Adhesives.

Productontwikkeling

In de bakermat van Bison International, het Zeeuwse Goes, wordt nog de helft van de producten geproduceerd en vindt veel R&D plaats. Innovatie en continu blijven vernieuwen, waarbij gekeken wordt naar de wensen van de consument en de problemen waar hij mee te maken krijgt, is een belangrijke differentiator voor het bedrijf. Samen met UHU verkoopt Bison 5.000 producten in 130 landen. De grote hoeveelheid kanalen komt voor uit het sales- en marketinggeoriënteerde karakter van het bedrijf, en het streven om het marktleiderschap te behouden. Daarnaast wil men innovatief zijn en vooroplopen qua nieuwe ontwikkelingen en slimmigheden. Nog steeds ontwikkelt de Zeeuwse locatie nieuwe innovatieve producten, zoals Poly Max en HBS200 Liquid Rubber en brengt ze op de markt. Naast de R&D in Goes vindt - dankzij de fusie met UHU, dat van oudsher meer bekend is in de consumentenmarkt zoals de plakstiften - nu ook in Bühl productontwikkeling plaats. Beide bedrijven werken steeds meer samen en hebben als doel samen een groot geheel te vormen waarbij ze als één bedrijf, met één gezicht opereren. Dit betreft met name de nieuwe business in de groeilanden.

Digitale wereld

Niet alleen de producten veranderen en worden doorontwikkeld, maar dit geldt ook voor de manier waarop klanten producten aanschaffen. Ze kunnen online informatie opvragen, zoals de toepasbaarheden, de bestandsdelen, de gevaren voor een persoon of het milieu en de verkoopadressen. Daarnaast is online bestellen inmiddels een gemeengoed geworden. Handige softwareoplossingen die dit ondersteunen en het bedrijf flexibiliteit en betere inzichten bieden, zijn daarbij onontbeerlijk.

Bison International implementeerde in 2005 als een van de eerste bedrijven Movex versie 12.4.3 maar deze ERP-oplossing voorzag niet altijd meer in de behoefte van het bedrijf, zoals die leefden op het gebied van e-commerce en Electronic Data Interchange (EDI). Om de bedrijfsprocessen toch optimaal te ondersteunen, werden in de loop der tijd veel applicaties aangeschaft of zelf ontwikkeld. Michel Spruijt, manager ICT bij Bison International, licht toe: “Zoveel jaar later na de implementatie van Movex realiseer je dat je op een gegeven moment achterloopt. Wij zijn een merkfabrikant en een krachtig bedrijf. Onze applicaties zijn dat ook, maar Movex als core gaat steeds meer achterlopen. En dan moet je gewoon een keer de stap maken. Daarom besloten we een paar versies over te slaan.”

Bison kiest voor upgrade naar nieuwste versie Infor M3

Met de keuze voor Infor M3 v13.1 en later versie 13.2 maakte Bison niet alleen een flinke stap qua upgrade, maar waren ze ook de eerste. Vanwege de tevredenheid met het product en de ondersteuning is niet gekeken naar andere oplossingen. Spruijt: “Als je voor SAP kiest, zoals ons zusterbedrijf, krijg je weer met hele andere uitdagingen te maken die bij Movex (nu Infor) helemaal niet aan de orde waren. Bovendien zijn we vertrouwd met Movex en zijn onze mensen gewend om hiermee te werken.” De totale vervanging van de bestaande applicatie bleek de beste oplossing. Deze versie was bovendien sterk verbeterd. Zo omvat versie 13.2 maar liefst meer dan 1.000 verbeteringen ten opzichte van de 10.1-versie. Dankzij de upgrade kon Bison zich ontdoen van verschillende modificaties en vertrouwen op een moderne, geïntegreerde en gestandaardiseerde ERP-oplossing die speciaal is afgestemd op hun behoeften. Dit komt mede door Infors branchespecifieke benadering. Niet alleen verbetert dit de efficiëntie, maar zorgt er ook voor dat de marktleider in lijm snel kan reageren op veranderingen en belangrijke bedrijfsprocessen kan standaardiseren en automatiseren.

In 2012, nadat de economische crisis het project had afgeremd qua investeringen, werd gestart met de voorbereidingen zoals het analyseren en in kaart brengen van de impact en risico’s – gedeeltelijk met behulp van Infor. Spruijt: “Het betreft niet alleen de implementatie van een ERP-systeem, maar het gaat ook om het hele infrastructuurlandschap daar omheen.” In 2013 werd de knoop doorgehakt. Na het op orde brengen van de installaties en infrastructuur werd in november 2013 de eerste softwareoplossing fysiek naar binnen gebracht en vond de eerste datamigratie plaats. Vervolgens droeg het IT-team zorg voor alle tests en voor het aanpassen van de aan M3 gekoppelde applicaties. “Dat was een forse klus”, weet Spruijt. “Je hebt het dan over zaken als CRM, BI, klachtenregistratie en website-integratie.”

Voorbereiding en communicatie

Om de overgang zou goed mogelijk te begeleiden heeft Bison veel tijd besteed aan het informeren en begeleiden van de werknemers. Voor alle locaties (in Nederland, Frankrijk, België en Spanje) werden process owners gedefinieerd voor de gebieden:

1. Finance en controlling
2. Sales en marketing (product management en sales support)
3. PSO (onder andere inkoop, fabricage, klantenservice, logistiek en supply chain management)

Aan de process owners zijn vervolgens key users gekoppeld, wat een projectteam van 18 personen opleverde. Voor de go-live datum werd tevens een support-kanaal ingericht. Mede hierdoor is de overgang zeer goed verlopen en was de reactie van het overgrote deel van de organisatie positief. Ook de nieuwe en moderne SoHo-gebruikersinterface werd met open armen ontvangen. Voor de medewerkers was het pad geplaveid, maar het IT-team onder leiding van Spruijt moest regelmatig enkele zeilen bijzetten. “Tijdens de vier grote regressietesten stuitten we op een aantal problemen. Met behulp van de Lifecycle Manager zijn circa 900 fixes toegepast en bestonden er ten tijde van de go-live nog slechts drie problemen open.”

Agile

Voordelen van de upgrade ziet Spruijt onder andere in de krachtige prestaties en de agility om op elk moment snel aanpassingen aan te brengen waardoor het bedrijf zijn concurrentievermogen vergroot en goed voorbereid is op de toekomst. Het nieuwe platform maakt een snellere time to market mogelijk en helpt in te spelen op veranderende zakelijke behoeften en te voldoen aan wetgeving of aanvullende klantvragen op logistiek gebied. Als voorbeeld noemt Spruijt de veranderende wettelijke vereisten in Frankrijk en Spanje met betrekking tot de BTW-aangiften en SEPA. Alle vereiste tools zijn standaard in Infor M3 opgenomen en het IT-team kan het ontwerp beschikbaar maken voor alle landen. “Ik vind dat krachtig en agile. Het kunnen bouwen van oplossingen met weinig impact en slechts in enkele dagen tijd is een absoluut voordeel. En het biedt de controle die we nodig hebben.” Hij vervolgt: “Maar bovenal hebben we betere en meer gedetailleerde informatie zodat we beter kunnen analyseren. En we hebben een uitstekend begrip van wat in een bepaalde week is gepland. Bovendien zijn we in staat om meer processen te automatiseren en synergie met andere IT-applicaties te vinden.”

Infor M3 biedt optimale flexibiliteit voor de activiteiten en technologie, evenals schaalbaarheid. Het maakt snelle en makkelijke verbinding tussen mensen en de technologie mogelijk. Dit verbetert de besluitvorming en zorgt ervoor dat de organisatie agile kan reageren op veranderende eisen. Ook levert het concurrentievoordeel op. M3 is een multi-site, multi-country en multi-brand oplossing en stelt de marktleider in staat om snel in te spelen op veranderende zakelijke behoeften. De oplossing is geschreven in Java en biedt ontwikkelaars de gevraagde platformonafhankelijkheid en keuze. Aan de andere kant kunnen gebruikers profiteren van een software-ervaring die vergelijkbaar is met die van consumentensoftware, dankzij de HTML 5 client, multi-browsing met personalisatie en een SoHo-gebruikersinterface, die ontworpen is om gebruikers te helpen sneller en slimmer te werken. Daarnaast vinden veel medewerkers de optie om overzichten uit M3 snel en eenvoudig, zonder de hulp van een IT’er, over te zetten naar Excel een meerwaarde.

Toekomst

Dankzij de Lifecycle Manager kan Bison zonder grote upgrades toch gecontroleerd bijblijven. Spruijt: “De intentie bestaat om een keer per twee maanden de Lifecycle Manager in te zetten en een Change Advisory Board op te stellen, zodat we vanuit managementniveau de echt kritische dingen proberen te identificeren en aanpassingen kunnen aanbrengen en ook de werkprocessen kunnen veranderen. Zodoende kunnen we blijven vooroplopen zonder risico’s te lopen. Dit is in lijn met het doel: we moeten de balans vinden tussen het hebben van de nieuwste software, lage risico’s en agile kunnen zijn qua nieuwe functionaliteiten voor het bedrijf. Daarnaast kunnen we beter inspelen op de landspecifieke functionaliteiten en hoeven we die zoals voorheen niet meer zelf te ontwikkelen, maar kunnen we putten uit een standaardoplossing.”

Spruijt: “Kijkend naar de toekomst willen we in de Bolton Adhesives-organisatie op het gebied van CRM, BI en Product Development een aantal grote stappen maken. Bijvoorbeeld qua e-commerce, het up-to-date houden van onze klantwebsites en datapools en de integratie met SAP. Met Infor M3 beschikken we over een platform dat kan meegroeien met de wensen die we hebben en het stelt ons in staat de hoge klanttevredenheid te behouden en uiterst concurrerend te opereren.”