vidaXL met SAP voorbereid op verdere expansie

Als het aan vidaXL ligt, kleurt de hele wereld paars. De online retailer is vastberaden om wereldwijd marktleider te worden in slow moving consumer goods. Bij die ambitie hoort een solide platform voor warehousemanagement. Voor het bedrijf uit Venlo reden om te migreren naar SAP S/4HANA Extended Warehouse Management (EWM), in de Google Cloud.

vidaXL biedt alles voor huis, tuin, garage en de doe-het-zelver. “We bieden meer dan 90.000 verschillende producten, van tuinsets en eettafels tot schapenscheersets”, vertelt Raoul Crutzen, Product Owner Logistics en Supply Chain Management bij vidaXL. “Daarbij proberen we zoveel mogelijk zelf te doen, vanaf de productinkoop tot de verkoop en distributie. We willen over alles de regie houden.”

“De afgelopen jaren zijn we gigantisch hard gegroeid”, vervolgt Crutzen. Dat blijkt ook uit de aantallen pakketten die vanuit de ‘fulfilment centers’ van vidaXL naar de klant worden verstuurd. “In 2018 verstuurden we in een drukke week 100.000 pakketten. Een paar jaar later waren dat er bijna 400.000. Het afgelopen jaar hebben we wereldwijd meer dan 12 miljoen pakketten verstuurd.”

Hoge performance

Om die groei te faciliteren, opende vidaXL de afgelopen jaren nieuwe magazijnen in onder andere Venlo, Polen, Australië, Japan, Dubai en de Verenigde Staten. In Venlo werd het orderpickingproces bovendien geoptimaliseerd met grote sorteermachines. “Dan heb je wel een platform met een hoge performance nodig om dat allemaal aan te sturen”, zegt Erwin Roelofs die als SAP SCM lead consultant & solution architect nauw betrokken was bij de implementatie van een nieuw warehousemanagementsysteem.

“Op onze technische roadmap hadden we een stip op de horizon staan: met SAP Extended Warehouse Management (EWM) naar de omgeving van een hyperscaler”, licht Crutzen toe. “We willen systemen niet meer on-premise hebben. Om verdere groei te faciliteren en niet tegen limieten aan te lopen tijdens piekmomenten, hebben we de schaalbaarheid van een hyperscaler zoals Google nodig. Zo’n hyperscaler biedt ons ook de mogelijkheden voor back-ups, failover en disaster recovery. Als een systeem om wat voor reden dan ook uitvalt, zijn we met een hetzelfde systeem in een ander datacenter in no-time weer up and running.”

EWM op SAP S/4HANA

De door Crutzen geschetste stip aan de horizon kwam snel dichterbij toen vidaXL in 2020 het besluit nam om op korte termijn een aantal nieuwe warehouses te openen. “Precies op dat moment stelde SAP een migratiepad beschikbaar naar EWM als decentrale applicatie op basis van SAP S/4HANA”, aldus Roelofs. Die basis vereenvoudigt de stap naar de cloud.

“We hebben toen een plan uitgewerkt om alle warehouses in relatief korte tijd naar EWM op SAP S/4HANA te migreren”, schetst Crutzen. “In februari 2021 namen we het besluit om ons EWM 9.5-systeem bluefield te migreren naar EWM op SAP S/4HANA in de cloud van Google. In juli 2021 was dit systeem klaar voor gebruik en in oktober 2021 implementeerden we onze nieuwe warehouses in Polen en aan de oostkust van de Verenigde Staten op dit nieuwe platform. Wij waren een van de eerste bedrijven die met SAP S/4HANA EWM naar de Google-cloud gingen.”

Innovatie out of the box

Op dit moment draaien alle warehouses op S/4HANA Extended Warehouse Management, op Venlo na. Eind 2022 moet ook Venlo, dat nu nog op EWM 9.5 draait, over zijn op SAP S/HANA EWM op het Google Cloud Platform. “Dan kunnen we de innovatie die SAP S/4HANA out of the box te bieden heeft optimaal benutten.”

“Als alle warehouses op één platform zitten, wordt het beheer nog een stuk efficiënter”, besluit Roelofs. “We profiteren dan bovendien optimaal van de performance en de schaalbaarheid van de cloud. Met dit platform zijn we voorbereid op groei. Zelfs als we er twintig warehouses bij krijgen, is dat geen probleem.”