Mobiele en flexibele administratie met Op Orde

Lokale en regionale overheden in Nederland maken voortdurend afwegingen bij de keuze voor hun administratieve systemen. Aan de ene kant moeten deze het brede aanbod aan diensten kunnen verwerken, aan de andere kant moeten de procedures handzaam blijven voor de medewerkers. De complexiteit en veelzijdigheid van het takenpakket stellen hoge eisen aan zowel de technologie, als aan de medewerkers op locatie en op kantoor. Hier komen de aangescherpte normen op de veiligheid van het informatieverkeer nog eens bij. Gemeentes houden verouderde of ontoereikende systemen onnodig lang in gebruik, bij een schijnbaar gebrek aan alternatieven.

Alle informatie in de hand

Softwareontwikkelaar Op Orde weet de administratieve problematiek het hoofd te bieden door te luisteren naar de klant en het systeem op diens behoeften af te stemmen. “Wanneer we in gesprek gaan, blijkt dat het systeem van Op Orde zo is gemaakt dat het altijd aansluit bij de eerdergenoemde complexiteit”, legt een van de oprichters van Op Orde, Jeroen Lugte, uit.

De slimme systemen van Op Orde vullen gegevens waar mogelijk automatisch aan, zodat medewerkers op locatie ontbrekende informatie slechts hoeven aan te vullen. Op Orde leidt namelijk af welke procedures het moet volgen, op basis van wat de gebruiker al heeft ingevoerd. De activiteiten van de buitendienst worden door het systeem omgezet in data die meteen klaar zijn voor gebruik.

Doordat mobiele telefoons of tablets vaak al voorhanden zijn, vereist Op Orde in de meeste gevallen geen nieuwe apparatuur. Het systeem draait op apps en in de cloud, waardoor reguliere mobiele apparaten volstaan. Zo is “alle informatie in één oogopslag en realtime beschikbaar”, aldus Jeroen Lugte. Dit maakt een “realistisch beleid per gemeente of per wijk of buurt, maar ook voor één of meerdere afdelingen of zelfs voor één of meer diensten” mogelijk.

Op Orde werd eerder beloond voor het benutten van de mogelijkheden van de cloud. In 2015 kwam het in aanmerking voor de EuroCloud Netherlands Cloud Award voor ‘Best Cloud Startup’ en ‘Best Business Case Public Sector’. EuroCloud Netherlands, dat tegenwoordig deel uitmaakt van Cloud Community Europe, erkende daarmee het innovatieve karakter van Op Ordes verrichtingen in de cloud.

Volledige administratie

Desondanks zijn gemeentes vaak niet direct overtuigd van de haalbaarheid van een complete, maar handzame administratie. Overlap tussen verschillende afdelingen of geografische gebieden, ingewikkelde procedures, beperkte bestaande infrastructuur; vele obstakels lijken een stroomlijning van de verslaglegging in de weg te staan.

Zo besteedde de gemeente Oss werkzaamheden in de buitenruimte uit aan particulieren, maar had het geen systeem waarin de verslaglegging van deze activiteiten efficiënt kon plaatsvinden. Gemeente en externe partijen deelden de verantwoordelijkheid voor maaien en snoeien, verdord groen verwijderen en de straten schoon houden, terwijl de communicatie tekortschoot. Deze complexiteit kwam de overzichtelijkheid niet ten goede.

In Oss bemoeilijkte vooral de samenwerking tussen interne en externe partijen de verslaglegging. Op Orde configureerde haar systeem zo, dat medewerkers van de gemeente en van particuliere aannemers nu in hetzelfde systeem werken. Voor de uitvoering van hun taken houden zij een kalender aan waarin de werkzaamheden zijn ingepland, maar kunnen zij ook ter plekke besluiten noodzakelijke werkzaamheden aan te vangen.

De activiteiten zijn te ingewikkeld voor registratie in één systeem, krijgt de Zuid-Hollandse softwareontwikkelaar Op Orde dan ook vaak van potentiële klanten te horen. Op Orde bewijst echter het tegendeel. Het bedrijf van Jeroen Lugte is gespecialiseerd in het versterken van de interne communicatielijnen van organisaties. Met name wanneer een binnen- en buitendienst nauw moeten samenwerken, kan Op Orde fors bijdragen aan de efficiëntie.