Boels harmoniseert bedrijfsprocessen met SAP S/4HANA

Hoe absorbeer je als organisatie snelle groei en zorg je ervoor dat al je klanten een uniforme digitale ervaring hebben? Boels Rental implementeerde samen met zijn partners PwC en Aiden de ERP-software SAP S/4HANA, en legde daarmee het fundament voor de harmonisatie van zijn interne processen.

Pierre Boels senior startte zijn bedrijf in 1977 in vier garageboxen. Inmiddels is Boels uitgegroeid tot de nummer twee van Europa op het gebied van de verhuur van bouwmaterialen, gereedschappen en machines. Het bedrijf is met meer dan 860.000 verhuuritems actief in 27 landen. En die aantallen groeien snel.

“Boels heeft een groeistrategie die gedreven wordt door organische groei alsmede door acquisities”, vertelt Ralf Alofs, Head of Finance Transformation & PMO bij Boels. Een belangrijke stap in deze groeiambitie was de overname van de Finse branchegenoot Cramo in 2020, waarmee het bedrijf significant in grootte is gegroeid. Dit jaar breidde de Boels Group verder uit met onder andere het Nederlandse Riwal, dat met hoogwerkers, verreikers en heftrucks actief is in veertien landen.

Harmonisatie van processen

De groei van Boels vroeg om een harmonisatie van de interne processen, waaronder die voor finance. “Waar Boels centraal georganiseerd is, was Cramo veel decentraler georganiseerd”, schetst Erik Simons, Director SAP bij PwC. “Maar met één gecentraliseerde organisatie heb je veel meer grip op bijvoorbeeld je inkoopproces, wat belangrijk is voor een verhuurbedrijf. Als je efficiënter inkoopt, stijgt je winstgevendheid.”

“We hadden een IT-landschap nodig dat onze groei aankan”, vervolgt Alofs. “Maar misschien nog wel belangrijker is dat dit ook de basis is om ook onze klanten en leveranciers zo goed mogelijk te kunnen bedienen. Bedrijven moeten eenvoudig klant kunnen worden, hun gegevens kunnen wijzigen en zaken kunnen huren bij Boels. En uiteraard de juiste apparatuur meekrijgen tegen de juiste prijs. Vervolgens ontvangen zij van ons een duidelijke factuur die ze zo makkelijk mogelijk kunnen betalen.”

Fundament voor integratie

Om dat op een uniforme manier mogelijk te maken in alle landen waar Boels actief is, was een herziening van de bedrijfssystemen nodig. Boels had te maken met twee grote ERP-systemen: SAP ECC voor de back-end en daarnaast een verhuursysteem dat op de depots draaide. Bij Cramo waren deze systemen geïntegreerd in één oplossing.

Boels koos ervoor om de verschillende systemen te vervangen door SAP S/4HANA Cloud Private Edition. “Hiermee hebben we direct het fundament gelegd voor verdere integratie”, benadrukt Simons. “We hebben bijvoorbeeld één rekeningschema geïmplementeerd en één profit center-structuur voor rapportage opgezet, gericht op de verschillende productgroepen van Boels en Cramo. Dit zorgt voor harmonisatie en leidt tot ‘One Finance’.”

Stap voor stap migreren

De migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA werd in 2022 afgerond. “Deze migratie was de sleutel om de volgende stappen te zetten richting procesharmonisatie”, stelt Peter Sanders, Senior Project Manager bij Aiden. “We hebben eerst de technische migratie uitgevoerd en daarna stap voor stap de organisatie begeleid in de overgang naar de nieuwe manier van werken, om ervoor te zorgen dat iedereen zich comfortabel voelt bij de veranderingen. PwC was verantwoordelijk voor het programmamanagement en het integreren van de veranderingen in de organisatie, terwijl Aiden de systeemtechnische begeleiding verzorgde.

Nadat in eerste instantie de basis is gelegd door de optimalisatieslag voor Boels Centraal Europa, zijn de verschillende Cramo-landen gefaseerd aan het centrale proces toegevoegd.

Eén manier van werken

Nu de harmonisatie in volle gang is, worden de eerste voordelen zichtbaar. Sanders legt uit dat de consolidatie van financiële gegevens aan het einde van de maand nu veel efficiënter verloopt. “Voorheen moest Boels data uit verschillende systemen halen, nu komt alles uit één systeem, wat het proces aanzienlijk versnelt.”

Daarnaast ziet Alofs dat de uniforme manier van werken zorgt voor minder verschillen en meer samenwerking tussen teams. “Het grootste winstpunt is dat we nu op dezelfde manier werken, met één chart of accounts en gestandaardiseerde processen. Dit maakt ons efficiënter en zorgt ervoor dat we als één organisatie kunnen opereren. Dat is de echte winst.”