Blog Legal Look: Victor de Pous over informatie op zakelijke mobiele apparaten

> All die apps en communicatie. Mogen we de informatie verwijderen?

Apps die berichten vernietigen, naar eigen zeggen zonder een elektronisch spoor achter te laten, winnen terrein. Snapchat heeft zojuist een forse kapitaalinjectie gekregen om selfies van tieners automatisch in rook op te laten gaan. Ook voor de zakelijke markt ontstaan soortgelijke initiatieven, niet te traceren berichtenverkeer incluis.

Handig voor - strikt - vertrouwelijke communicatie, zowel voor wat betreft de inhoud als de metadata. Over het belang van informatie over digitale gegevensverwerking (metadata dus) kan dankzij klokkenluider Edward Snowden inmiddels menigeen meepraten of er in ieder geval van kennisnemen. Nog los van specifieke kwesties, die bijvoorbeeld tussen advocaat en cliënt spelen, kleven er algemene juridische aspecten aan vernietiging van bedrijfsinformatie, die iedere ondernemer raakt, juist wanneer het cloud computing betreft.

> Schrijft de wet registratie en bewaring voor?

Besef goed dat wat niet te boek staat, niet vernietigd kan worden. Zo spreken tijdens een persoonlijke ontmoeting in een wandelgang twee topmanagers van verschillende bedrijven af dat ze elkaar een week later in een restaurant ontmoeten. Er wordt niet gebeld, terwijl de afspraak niet in de agenda van Outlook of Google van beiden terechtkomt. Een administratief schaduwbeeld ontbreekt domweg. Metadata bestaan niet en inhoudelijk hebben overheidsdiensten niets te vorderen.

Maar behoort deze ontmoeting een neerslag te krijgen? In beginsel niet. Iedere ondernemer is echter wel verplicht een administratie te voeren en moet in beginsel alle stukken die op de zaak betrekking hebben bewaren. Zo schrijft ons Burgerlijk Wetboek onder meer voor dat het bestuur van een besloten vennootschap en andere rechtspersonen (NV’s, verenigingen, stichtingen) verplicht is: ‘op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend’.

> Het draait dus om rechten en verplichtingen?

Juist. Of anders gezegd, om informatie, relevant voor de belastingheffing. Maar behoren ondernemers al die elektronische berichten van vandaag en hun metadata - van kattebelletje tot bevestiging van een deal - vervolgens uit juridisch oogpunt te bewaren? Zijn er allereerst wettelijke voorschriften van toepassing? Allereerst geldt de algemene wettelijke bewaarverplichting voor bedrijfsinformatie die van belang is voor de belastingheffing (de fiscale bewaarplicht) van zeven jaar op grond van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. Informatie welke niet relevant is voor de fiscale heffing, mogen we dus verwijderen. Of een concreet Whatsapp-bericht hieronder valt, is uiteindelijk aan de rechter om te bepalen.

Wie contracten na zeven jaar wil vernietigen, doet er goed aan te weten dat een rechtsvordering uit overeenkomst pas na 20 verjaart. Zelfs wanneer het contract niet per e-mail is gesloten, kan op grond van het Nederlandse recht informatie uit allerhande elektronische correspondentie van invloed zijn op de rechtsverhouding tussen contractspartijen. Niet weggooien dus.

Mr. V.A. de Pous