Hoe een single source of truth kan bijdragen aan een succesvolle cloudmigratie

Gebruik je een single source of truth (SSOT) tijdens de overstap naar de cloud, dan centraliseer je alle data van je organisatie op een locatie. In dit artikel ga ik in op de voordelen van het inrichten van een SSOT. In een tweede artikel ga ik in op het implementeren van een SSOT in vier stappen.

Wat is een single source of truth?

Een single source of truth (SSOT) brengt alle data bijeen op een centrale locatie, zodat die als referentiemateriaal kan worden gebruikt tijdens een migratie naar de cloud. Je hele team kan terugvallen op de informatie in je SSOT. Dat fungeert daarmee als een Poolster voor het bepalen van de koers van je migratie, en is daarin ondersteunend om alle vragen die zich tijdens het proces voordoen te beantwoorden. Een SSOT voorkomt dataduplicatie en verwarring als gevolg van het gebruik van verschillende informatie- en datasystemen. Het biedt één officiële versie van de feiten en draagt bij aan optimale afstemming binnen je migratieteam. Alle data worden op een centrale locatie bewerkt, en al het overige gebruik daarvan vindt plaats met verwijzing naar de SSOT. In de praktijk houdt dit in dat je rapportagetaken automatiseert, belangrijke informatie visualiseert en effectief communiceert op basis van één referentiepunt.

SSOT’s bieden een efficiënte manier om met je team te communiceren over het migratieproces zonder dat je rapportage-, compliance- en communicatietaken al te veel tijd opeisen. Voordelen van een SSOT zijn onder meer:

• Één referentiepunt: Een SSOT voorkomt dataduplicatie. Iedereen die behoefte heeft aan informatie over het migratieproces kan die erop naslaan in de SSOT.
• Geautomatiseerde rapportage: Met speciale automatiseringsmogelijkheden kun je de SSOT up-to-date te houden, de rapportageworkflow van je team stroomlijnen en gebruikers toegang bieden tot real-time data.
• Gevisualiseerde informatie: Dankzij het gebruik van visualisatiemogelijkheden voor het overbrengen van informatie kunnen je teamleden jullie cloud in één oogopslag overzien.

Het gebruik van een single source-systeem stelt je organisatie in staat om data snel te benutten en de migratiestrategie waar nodig aan te passen.

Waarom is een SSOT onmisbaar voor cloudmigraties van moderne bedrijven?

Cloudmigraties zijn complex, wat ruimte creëert voor misverstanden en miscommunicaties die het project kunnen ontsporen. Door het inrichten van een single source of truth kun je communicatieproblemen en een verkeerde omgang met data tijdens je migratie voorkomen. Volgens een enquête door Harvard Business Review Analytics Services en Splunk worstelt 62 procent van alle 300 ondervraagde IT-managers met de snelle veranderingen van rollen en verantwoordelijkheden op het gebied van cloudbeheer. Deze complexiteit neemt toe naarmate er meer clouddiensten van verschillende providers worden gebruikt. Dit maakt het lastiger om te bepalen hoe data moet worden beveiligd en gedeeld om te waarborgen dat alleen de juiste data van de ene omgeving naar de andere wordt overgedragen.

Een SSOT kan bijvoorbeeld rapportages over de voortgang van de migratie, een inventaris van al je data, risicoprofielen en andere informatie over de overstap naar de cloud samenbrengen. Op die manier bevindt data zich niet langer in organisatorische silo’s in de vorm van mensen, systemen, teams of platforms, maar is die centraal opvraagbaar en aan alle relevante betrokkenen gecommuniceerd.

Voordelen van een SSOT

Als organisaties die te maken krijgen met ingrijpende wijzigingen van hun IT-omgeving zoals bij de overstap naar de cloud kunnen verwijzen naar informatie op een centrale locatie verkleint dit de kans op menselijke fouten. Het zorgt daarnaast voor vereenvoudiging van alle processen op het gebied van compliance, databeheer en rapportage.

Deel statusupdates: Met een SSOT informeer je de betrokken stakeholders over de voortgang van de migratie en vergroot je de transparantie rond dit uitdagende proces. Niemand hoeft zich af te vragen hoe de migratie ervoor staat. Iedereen kan snel real-time informatie opvragen en zien of er gegevens zijn gewijzigd.
Zorg voor interne afstemming: Verschillende afdelingen en teams kunnen verschillende doelen nastreven. De mogelijkheid om de teamdoelstellingen en voortgang te raadplegen in de SSOT zal wonderen doen voor de interne afstemming.
Bevorder de consensus: Elke keer dat je team snel in actie moet komen kan het enorm lastig zijn om de redenatie achter elke beslissing duidelijk te maken. Single source-systemen bevorderen de consensus en geven aan hoe die is bereikt. Elk teamlid kan beslissingen terugvoeren tot de data op basis waarvan die beslissing is genomen.
Werk sneller nieuwe teamleden in: Het onboarden van nieuwe teamleden verloopt makkelijker als zij op een centrale locatie antwoorden op hun vragen kunnen vinden in plaats van geïsoleerde systemen te moeten raadplegen.
Geef de betrokkenheid en het draagvlak een boost: Het bieden van een overzicht van de voortgang van het migratieproces kan uitkomst bieden voor teamleden die zich afvragen of hun bijdrage wel een verschil maakt.

De impact op de IT-afdeling en andere betrokken partijen

Als alle stakeholders en medewerkers van de IT-afdeling zijn ingeseind zul je makkelijker kunnen zorgen voor draagvlak voor specifieke eisen. Met een SSOT kun je hen effectief informeren over de stapsgewijze wijzigingen en ben je minder tijd kwijt aan vergaderen. Effectieve communicatie met alle stakeholders vergroot de kans op een succesvolle migratie. Als zij goed begrijpen wat voor waarde en nut het project heeft, en achter de gemeenschappelijke doelstellingen staan, zijn zij sneller geneigd om het project te steunen in het geval er veranderingen plaatsvinden of iets misloopt. Elke cloudmigratie vraagt om ambassadeurs die het project ondersteunen en verder uitbouwen.

Een succesvolle overstap naar de cloud waarborgen

Samenvattend zorgt een SSOT ervoor dat de overstap naar de cloud van je organisatie soepel verloopt. Het maakt een einde aan onzekerheden en onwaarheden en brengt alle relevante informatie van je organisatie bijeen op centrale locatie. Op die manier kun je ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. En dat maakt het een stuk eenvoudiger om een succesvolle migratie te waarborgen. Heb ik je enthousiast gemaakt en wil je weten hoe je een single source of truth in het leven roept? Die vraag beantwoord ik in mijn volgende artikel over SSOT’s en cloudmigraties.

Dan Lawyer is Chief Product Officer bij Lucid software