Gegevensverlies voorkomen: wat je moet weten over het beveiligen van Microsoft Teams

Statistisch gezien zullen de meeste organisaties niet te maken krijgen met bedrijfsbreed dataverlies. De kans is echter groter dat zij de komende maanden problemen krijgen met de beschikbaarheid van data.

Wat de reden daarvoor ook moge zijn, organisaties moeten zich op alle fronten indekken tegen gegevensverlies. De dagelijkse bedrijfsprocessen staan of vallen met de de beschikbaarheid van data, en iedereen weet inmiddels dat gegevensverlies organisaties veel tijd en geld kost.

Met het oog op de potentiële gevolgen van gegevensverlies is het belangrijk om te weten hoe de vork in de steel zit bij het gebruik van een SaaS-oplossing. De aanbieder is verantwoordelijk voor het beschermen van de applicatie, het besturingssysteem, de hardware en het netwerk. Maar jouw organisatie is verantwoordelijk voor de bescherming en het beheer van alle gebruikers en data.

Jouw data is jouw verantwoordelijkheid

Net als de meeste andere aanbieders van SaaS-oplossingen waarborgt Microsoft de uptime van de serverinfrastructuur. Het stelt zich echter niet verantwoordelijk voor je data, en biedt al evenmin garanties ten aanzien van gegevensherstel of bescherming tegen gegevensverlies. Als hun server uitvalt of alle data daarop wordt gewist, heeft je organisatie mogelijk niet langer toegang tot de data die in Microsoft Teams is opgeslagen. Daarom is het belangrijk om op zoek te gaan naar een oplossing voor databescherming en -beheer van een andere leverancier.

Drie dingen die je moet weten over het beschermen van je Microsoft Teams-data

Bij het evalueren en kiezen van oplossingen moet je rekening houden met de volgende drie punten:

1. Het beschermen en beheren van SaaS-data is geen makkie

Nieuwe functies en updates van de architectuur van Microsoft maken het steeds lastiger om back-ups te maken van je Microsoft Teams-data. Microsoft Teams draait verspreid over diverse Microsoft 365- en Azure-diensten. Dat betekent dat je data in diverse locaties ligt opgeslagen. Het beschermen en beheren daarvan is een hele opgave, en gezien de uitbreidingsplannen die Microsoft koestert zal de complexiteit alleen maar toenemen.

2. Dreigingen door insiders zijn een reëel gevaar

Volgens Microsoft kreeg 53% van alle organisaties dit jaar te maken met aanvallen door insiders. Maar ook menselijke fouten kunnen je data in gevaar brengen, zoals het per ongeluk overschrijven of verwijderen van data. Beide vormen van gegevensverlies kunnen optreden in Microsoft Teams, waar gebruikers regelmatig toegang zoeken tot bedrijfskritische data. En als je voor het gegevensherstel volledig afhankelijk bent van Microsoft, kan dit tijdrovend en kostbaar, en misschien zelfs onmogelijk blijken.

3. Twee back-ups blijken allang niet meer toereikend

Maak voor je strategie voor databescherming en gegevensherstel gebruik van de 3-2-1-regel. Dat houdt in dat je twee back-ups van je data op twee verschillende locaties opslaat en de derde back-up in een onafhankelijke externe locatie. Met Microsoft Teams beschik je al over twee back-ups die in verschillende locaties zijn opgeslagen, omdat Microsoft daar automatisch voor zorgt. De derde back-up bij een onafhankelijke aanbieder van cloudgebaseerde back-ups is nodig als de productiegegevens die je in Microsoft hebt opgeslagen beschadigd raken, ontoegankelijk worden or verloren gaan.

Drie tips voor het selecteren van de juiste oplossing voor databescherming

Rekening houdende met het voorgaande kun je op zoek gaan naar de juiste cloudoplossing voor databescherming van een externe leverancier die op je behoeften aansluit. Hier zijn een paar beoordelingscriteria:

1. Beveiliging en beschikbaarheid van data: Kies een centrale locatie waar je alle SaaS-data van je organisatie kunt opslaan om die efficiënt te kunnen beschermen. De oplossing voor databescherming zou daarnaast 24/7/365 onbeperkte toegang moeten bieden tot back-ups van je Teams-data op een externe locatie.
2. Schaalbaarheid: Ga na welke groeiplannen de leverancier hanteert en hoe die van plan is om Teams-data in de toekomst te blijven beschermen.
3. Compliance: Het is belangrijk dat je bedrijfsgegevens doorzoekbaar en archiveerbaar zijn en eenvoudig met je juridische team kunnen worden gedeeld om overeenstemming met de wet- en regelgeving te waarborgen.

Nu hybride werken uitgroeit tot het nieuwe normaal is het van cruciaal belang om je back-upstrategie naar een hoger plan te brengen, zodat je optimaal gebruik kunt maken van Microsoft Teams en tegelijkertijd je data veilig en toegankelijk houdt.

Andy Fernandez is Senior Manager, Product Marketing bij Zerto