Blog Spice in Finance: Louis van Garderen over fiscaal-administratieve herfst

Om maar met de deur in huis te vallen: er ligt nog wat huiswerk voordat de kurk van de fles mag. De fiscale wetgeving leidt per 1 januari aanstaande tot enkele aanpassingen. Dat brengt voorbereiding met zich mee voor de herfst. Voor een compleet overzicht verschijnen traditioneel in december de nogal saaie eindejaarstips. Een paar van die onderwerpen kunnen beter niet worden uitgesteld. Ik behandel de twee die vooral administratieve impact hebben. 

1. Nieuwe regels voor ICT dienstenleveringen 

Per 1 januari 2015 moeten ICT dienstverleners voor diensten aan consumenten elders in de EU anders met de in rekening te brengen BTW omgaan. Denk aan diensten zoals software-downloads, hosting, telecom, omroepdiensten, cloud computing, streaming video en muziek en dat soort diensten. De veranderingen zijn soms best ingrijpend, dus blijf er nog even bij...

Registreren voor de BTW in andere EU landen 

De belangrijkste verandering is dat u vanaf volgend jaar in alle landen waar u aan privé-klanten levert, lokaal geregistreerd moet zijn als BTW-ondernemer. Het alternatief is om een Lidstaat van Identificatie te kiezen waar u dan uw administratieve verplichtingen laat samenkomen van waaruit u de BTW regelt: de Mini One Stop Shop of MOSS. In dat geval zorgt de Belastingdienst van de Lidstaat van Identificatie voor doorstorten van de ontvangen en afgedragen BTW aan de andere lidstaten. Als u echter ook BTW in die andere lidstaten voorheffing terugvraagt dan ligt een vaste inrichting meer voor de hand, maar is de MOSS niet langer van toepassing.

De gevolgen

Verder moet u vanaf 1 januari aanstaande weten van al uw klanten waar zij zijn gevestigd (aan de hand van het IP adres, vestigingsadres of bijvoorbeeld factuuradres...), of zij ondernemer zijn en welk BTW tarief er in dat desbetreffende land van vestiging geldig is. U krijgt dus een flinke hoeveelheid tarieven te verwerken in uw administratie en moet de BTW status van uw cliënten voortaan registreren. Uw eigen CRM- en factureringssystemen moet u conform deze nieuwe richtlijnen dus zo nodig uitbreiden; dat kan voor sommige bedrijven de nodige administratieve workload geven.

2. De werkkostenregeling 

Was tot nog toe de toepassing van de werkkostenregeling een keuze, ingaande 2015 is de toepassing verplicht. Weet u al wat de WKR is? Wat zijn de aanpassingen die u moet doen, bijvoorbeeld in de afspraken met medewerkers of in uw boekhouding? Deze regeling gaat onder andere over kerstpakketten, over maaltijden op kantoor, het fietsenplan, persoonlijke verzorging en verstrekking van devices zoals laptops en ipads.

Hoofdregel is dat werkgevers maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom netto kunnen vergoeden of verstrekken. Kom je boven deze grens uit, dan betaal je daarover 80% eindheffing wat heel ongunstig is. Onbelast kan worden uitgekeerd mits de vergoedingen vallen onder een van de drie categorieën:

Vrije ruimte 

U bent vrij in de het doen van verstrekkingen in de vrije ruimte, zolang u maar binnen de 1,2% over de loonsom blijft. Of dit nu bepaalde kosten zijn, contant geld of een groots feest. Het is aantrekkelijk om eerst te kijken of vergoedingen niet al in de volgende twee categorieën vallen, u kunt dan daarbovenop de vrije ruimte blijven benutten.

Nihilwaarderingen 

Zaken die u op de werkplek ter beschikking stelt, zoals een telefoon, een laptop e.d., worden voortaan op nihil gewaardeerd. Deze gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. Dit gaat alleen om kosten rondom de werkplek, dus daar moet even goed naar gekeken worden in uw situatie. Denk ook aan bijvoorbeeld arbo-voorzieningen, verstrekte consumpties tijdens werktijd en reiskostenvergoedingen die in sommige gevallen onder deze categorie vallen.

Gerichte vrijstellingen 

Er zijn tot slot kosten aangewezen waarvoor u onder voorwaarden een vaste vergoeding mag geven. Denk aan de kosten die werknemers voorschieten, aan werk gerelateerde kosten, zoals cursussen en dergelijke. Ook deze vergoedingen laten de vrije ruimte dus ongemoeid.

Aan het werk 

Om de werkkostenregeling in te voeren is het nodig om allereerst te inventariseren welke kosten er op dit moment contractueel worden vergoed. Mogelijk moet u in overleg met het personeel arbeidsvoorwaarden aanpassen. Vervolgens moet u de administratie herinrichten op deze categorieën vergoedingen. Wellicht is overleg met de fiscus nodig voor de gerichte vrijstellingen. Hebt u dit op orde, dan kunt vanaf januari u uw vrije ruimte monitoren en aan het eind van het jaar inzetten voor een knallend feest…

Typisch van die huiswerkjes die u tijdens een regenachtige dag in de herfst kunt aanpassen. Misschien los daarvan goed om uw administratie nog eens op te schudden, u bent dan toch bezig…