5 manieren om te besparen op je IT-uitgaven

Slokken IT-kosten inmiddels een steeds groter deel van je budget op? Voorkom onnodig hoge uitgaven en zie waar je slim kunt besparen. Te beginnen met deze 5 tips.
 

1. Inzicht in lopende contracten

Veel bedrijven behandelen hun IT-overeenkomsten net zoals hun energiecontract: ze verlengen automatisch en staan daar geen seconde bij stil. Toch kan het lonen om hier wél een keer aandacht aan te schenken. Want waar betaal je zoal voor? Wat krijg je daar allemaal voor terug? En past de dienstverlening van een hostingpartij, websitebouwer of externe applicatiebeheerder eigenlijk nog wel bij de behoeften van jullie bedrijf? Het kan bijvoorbeeld zijn dat je meer afneemt dan nodig is.

2. Het juiste aantal licenties

Het checken van lopende contracten is dus de eerste stap op weg naar een goedkopere IT-huishouding. Laten we eens een concreet voorbeeld geven. Hoe zit het eigenlijk met de licenties die je afneemt? In veel organisaties wordt geld uitgegeven aan functionaliteiten en applicaties die niemand gebruikt. Of is er voor - laten we zeggen - 50 medewerkers een licentie afgenomen, terwijl er maar 30 mensen op de payroll staan. We noemen dat: IT in een te ruim jasje. Het is geld dat door het gootsteenputje wegstroomt, zonder dat je bedrijf daar echt iets wezenlijks voor terug krijgt.

3. Kies voor flexibel gebruik

We moeten hier zeker ook nog even extra inzoomen op de serverruimte waar je voor betaalt. Steeds meer bedrijven kiezen - terecht - voor een specialist in serverhosting. Bedenk wel dat er nog steeds partijen actief zijn waar je het moet doen met een vast bedrag per maand. Zo'n contract wordt dan doorgaans ingezet op de te verwachten groei. Laten we zeggen: je denkt over twee jaar 30 mensen te hebben en dus neem je nu alvast serverruimte af die zoveel gebruikers aankan. Wil je kosten besparen (en wie wil dat niet?), kies liever voor flexibiliteit. Ga voor een server hostingpartner waar upgraden of downgraden elke maand tot de mogelijkheden behoort. Zo betaal je tenminste nooit onnodig te veel.

4. Doe aan prijsvergelijken

Over die server hostingpartij gesproken, daar liggen vaak ook nog wel mogelijkheden om te besparen. Niet iedereen die dat weet, maar tussen de verschillende aanbieders kunnen de kosten behoorlijk uiteenlopen. Doe daarom eens vergelijkend warenonderzoek. Wat biedt mijn huidige leverancier en wat krijg ik daar allemaal voor? Zet dat nu eens af tegen andere server hostingpartijen waar je mogelijk heel wat goedkoper uit bent. De besparingen kunnen zomaar oplopen tot enkele honderden euro's per maand.

5. In huis of uitbesteden?

De meeste grote organisaties in Nederland besteden hun IT-diensten inmiddels uit. Dat heeft een aantal belangrijke voordelen: ze kunnen zo makkelijker schalen en zijn doorgaans beter beveiligd tegen digitale indringers. We gaan er even vanuit dat je een mkb'er bent die het hele IT-beheer nog steeds in eigen huis regelt. Met een eigen serverkast waarop belangrijke data en vitale applicaties draaien. Zet voor jezelf dan eens alle kosten op een rijtje. Wat betaal je aan servers en personeelskosten voor het onderhoud? Denk aan storingsdiensten en het draaien van updates.

De vraag of je op deze manier optimaal beveiligd bent tegen cybercriminelen hoort hier natuurlijk ook bij. Want word je eenmaal slachtoffer, dan lopen de kosten van reparatie al snel op. Zet al deze uitgaven dan eens af tegen de kosten van uitbesteden. Dit is het uitzoeken zeker waard, de kans is namelijk groot dat je daarmee onderaan de streep goedkoper uit bent.

Snel.com is een Nederlandse leverancier van managed servers met ruim tien jaar ervaring