Smart workspace van de toekomst: hoe ziet deze er uit?

De wereld om ons heen verandert in rap tempo. Als mens worden we steeds onafhankelijker door de informatie die we in veelvoud tot ons kunnen nemen. Zo dragen we een horloge dat onze GPS-locatie, actuele hartslag en inkomende e-mailberichten laat zien. Of we nu een taxi nodig hebben, tafel in ons favoriete restaurant willen reserveren of juist thuis lekker een schaal sushi willen laten bezorgen, voor alles gebruiken we een app.

Deze trend zien we ook terug in de digitale werkplek. Gebruikers kiezen voor vrijheid en gemak: hun eigen device, besturingssysteem en applicaties. Steeds meer zakelijke applicaties werken via de browser. Dit maakt het werk complexer wanneer je organisatie de IT beheert voor eindklanten.

Voorheen ging IT-beheer voornamelijk over controle op infrastructuur en applicaties van de klant. Dit is tegenwoordig steeds minder het geval. Applicaties en data staan in verschillende cloudomgevingen, waardoor regie houden lastiger wordt.

Wat betekent dit voor kantoorautomatiseerders?

Voor kantoorautomatiseerders die IT beheren voor hun klanten betekent dit dat zij goed moeten kijken naar de technologische vernieuwingen die op de markt komen. De klant zal steeds meer willen experimenteren met vernieuwende technologie, ook op de werkvloer.

De verwachting is dat de vraag naar hosted desktops af zal nemen en dat er steeds meer gekeken wordt naar een digitale werkplek die cross-device te gebruiken is en waarbij sterk rekening wordt gehouden met de wensen en behoeften van de eindgebruiker.

In 2030 bestaat 75% van de werkvloer namelijk uit millenials (bron). Deze groep medewerkers is veeleisend en heeft hoge verwachtingen van IT op de werkvloer. Zo gaan zij zelf op zoek naar work-arounds als de IT niet werkt zoals zij willen. Ook willen zij niet beperkt worden in hun keuzes voor devices en applicaties.

Dat vraagt om een andere mindset van het leveren en beheren van IT. De werkplek van de toekomst zal deze ontwikkelingen op moeten lossen.

Vijf smart workspace trends

1. Digitaal werken gaat over servicen van een nieuwe generatie medewerkers - De zakelijke werkplek moet werken zoals thuis: snel, toegankelijk, eenvoudig in gebruik en de vrijheid om te kiezen. Uit diverse onderzoeken naar productiviteit van de medewerker blijkt keer op keer dat autonomie leidt naar tevreden eindgebruikers. Aan IT-beheerders dus de taak om medewerkers meer te faciliteren met oplossingen en kennis die apps & data op verschillende manieren samenbrengt.

2. De digitale werkplek wordt een app - In lijn met de gewoonte om overal een app voor te gebruiken en de immense toename van ‘apps uit de browser’ zal de werkplek hierop aansluiten. De digitale werkplek anno 2019 limiteert zich niet in gebruik. Die is op elk gewenst device en besturingssysteem te gebruiken, ziet er altijd hetzelfde uit en biedt niet alleen verplichte bedrijfsapplicaties, maar ook de mogelijkheid om een eigen suite te creëren.

3. Digitaal werken gaat ook over (interne) communicatie Een trend die je meer zal zien is de verwevenheid van de digitale werkplek en een sociaal intranet. Waarom zou je niet gelijk de nieuwste interne blogposts laten zien als je via je digitale werkplek naar je mail toe gaat? Ook dit heeft te maken met het pro-actief servicen van de nieuwe generatie medewerker. Geef niet alleen toegang tot de juiste apps, maar ook tot de relevante informatie. IT-leveranciers hebben een belangrijke rol bij het adviseren van klanten over de werkplek van de toekomst. Stop met enkel denken vanuit de techniek, maar vertaal de trends en ontwikkelingen naar businesslogica.

4. Digitaal werken wordt volledig gepersonaliseerd - De digitale werkplek wordt steeds persoonlijker en op maat. Iedere medewerker heeft een unieke set aan applicaties en informatie die hij of zij nodig heeft om aan het werk te gaan. Het vinden van de juiste mix en apps en info wordt essentieel voor de smart workspace. De verwachting is dat de digitale werkplek steeds meer zal beginnen vanuit de wensen en behoeften van de medewerker. Door bijvoorbeeld persona’s te maken kun je samen met de klant een werkplek creëren die gepersonaliseerd is.

5. Toegang en verificatie is belangrijker dan ooit Afgelopen maanden zijn we allemaal druk bezig geweest met informatiebeveiliging en AVG. We vielen over elkaar heen met het verstrekken van verwerkersovereenkomsten en vernieuwde algemene voorwaarden. Functioneel is de uitdaging groter dan je denkt. Applicaties en data staan immers over meerdere clouds verspreid en worden via verschillende kanalen ontsloten, gekopieerd en weer opgeslagen. Het onthouden van meerdere wachtwoorden en het continu opnieuw inloggen in applicaties wordt al snel als frustrerend gezien en is een motivator om makkelijke (lees onveilige) omwegen te zoeken. Dat betekent dat het belangrijker wordt om toegang centraal te regelen. Bijvoorbeeld middels Identity & Access Management tools.

Meer van dit soort trends horen? Meld je dan nu aan voor ons seminar ‘Businesstransformatie voor kantoorautomatiseerders’ op 8 november 2018. Tijdens dit event gaan we op bovenstaande trends en uitdagingen van de smart workspace in. We vertellen aan de hand van praktijkvoorbeelden hoe de smart workspace wordt gevormd, waarom dit een essentieel onderdeel is van businesstransformatie en welke oplossingen er zijn.