Vijf manieren om data-downtime te voorkomen

Voor bedrijven met een klein IT-team is de zomervakantie ieder jaar weer een uitdaging, omdat verschillende belangrijke teamleden een aantal weken met vakantie gaan. Toch moeten je diensten continu beschikbaar blijven. In deze periode groeit namelijk het aantal consumenten en neemt de vraag naar dataservices toe. De horeca-, reis-, logistieke en retailbranche draaien deze periode op volle toeren, dus is het belangrijk dat je in staat bent om digitale diensten te leveren, businesscontinuïteit te garanderen en risico’s te verminderen terwijl je aan de klantverwachtingen blijft voldoen. Veeam Software deelt tips om kleine bedrijven te helpen tijdens de zomervakantie ‘always-on’ te zijn.

Doordat de verantwoordelijkheid voor diensten, websites en andere IT-onderdelen is verspreid over slechts een handjevol mensen, kan zomerperiode grote impact hebben op het bedrijf. Lodewijk van Klaveren, Channel Manager van Veeam Benelux biedt verschillende tips om problemen te voorkomen.

• Plan vooruit, zorg ervoor dat iemand het werk overneemt en leg je processen vast

Zorg ervoor dat je team weet wat de gevolgen zijn van een websitestoring, storing in het boekingssysteem en dataverlies, een niet-werkend CRM-systeem of een betalingssysteem dat het niet doet als een klant wil betalen. Wijs adequate invallers aan, leg belangrijke processen vast en zorg ervoor dat iedereen het nummer van je IT-reseller, servicesupport-partner of zelfs een directe vendor heeft. Deze relatief eenvoudige maatregel helpt de schade te beperken in het geval van dataverlies en bespaart kostbare tijd in het geval van downtime.

• Zorg voor de juiste databescherming

Data zijn de motor van het moderne bedrijf. Maar de grote hoeveelheid data en de snelle groei ervan, vormt een grote uitdaging voor veel kleinere bedrijven die zich juist willen focussen op hun eigen groei en overlevingskans. Wanneer de data die je verzamelt net als de bijbehorende beheerkosten toenemen, volstaat het niet langer om data simpelweg te verzamelen, op te slaan en te beschermen. Het is belangrijk dat bedrijven zich, ongeacht hun grootte, bewust zijn van de gevolgen van het niet snel beschikbaar hebben van data waar dat nodig is. Denk aan omzetverlies door ongeplande uitval van een IT-systeem, of zelfs natuurrampen, tot misgelopen transacties wanneer klanten naar de concurrent gaan omdat je website niet goed werkt. Achterhaalde back-upmodellen, zoals het gebruik van tapes, zijn tijdrovend als het eropaan komt. Herstel kan, afhankelijk van de hoeveelheid data die moet worden hersteld, wel een week duren. Instant Recovery, daarentegen, beperkt de gemiddelde storingstijd tot maximaal vijftien minuten, waardoor alles velen malen sneller weer naar behoren werkt.

• Security: denk ook aan menselijke dreigingen

Menselijke fouten resulteren vaker in dataverlies dan technische storingen dat doen. Neem bijvoorbeeld het per ongeluk verwijderen van bestanden of kwijtraken van een USB-stick. Allebei situaties die vaker voorkomen dan je denkt. Je data zijn belangrijk voor het voortbestaan van je bedrijf, ongeacht de omvang ervan. Het is daarom belangrijk om te weten wie toegang heeft tot die data en waar ze staan opgeslagen, al is het alleen maar omdat dit een vereiste is om te kunnen voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR). Een manier om dat te doen is met een technische oplossing die de data in kaart brengt. Hoe goed dit werkt is afhankelijk van de oplossing. Sommige oplossingen leren op basis van de verzamelde en geanalyseerde data, en voegen vervolgens definities toe om de resultaten te verbeteren. Andere oplossingen zijn afhankelijk van handmatige instellingen. In beide gevallen is het zeer belangrijk dat de software al je data in kaart kan brengen, ongeacht de locatie ervan.

• Vereenvoudig IT en voeg waarde toe

Je IT-medewerker heeft IT-oplossingen nodig die niet alleen de efficiëntie van de werkzaamheden vergroten, maar ook de bedrijfsprocessen verbeteren. Daarnaast is het belangrijk dat de oplossingen betrouwbaar zijn, omdat IT-support van kleinere bedrijven vaak uit slechts één persoon bestaat. Door een eenvoudige en betrouwbare back-upoplossing te installeren, is het IT-team minder tijd kwijt aan routinematige taken. Met name wanneer kleinere bedrijven zich bezig willen houden met innoveren en het bijbenen van de concurrentie, is het belangrijk dat ze zich niet hoeven te richten op handmatige en tijdrovende IT-taken. Door de tijd en kosten te verlagen die IT-personeel kwijt is aan het beheren en opslaan van data, kunnen zij zich focussen op het realiseren van betere resultaten voor het bedrijf.

• Cloud-first

Wanneer het draait om datamanagement, is eenvoud het toverwoord. Databeschikbaarheid is altijd belangrijk, of je gebruikmaakt van je eigen on-site server, een hosted server in de cloud, of een standaardserver met virtuele servers. De afgelopen vijf jaar hebben kleine bedrijven in hoog tempo clouddiensten geïmplementeerd vanwege de kostenvoordelen en mogelijkheid om op- of af te schalen op basis van hun behoeften. Dataopslag en -back-up kunnen, hoewel belangrijk, een groot deel van het budget en de tijd opslokken. Daarom is het verstandig voor een kleiner bedrijf om storage en back-up uit te besteden aan serviceproviders, die daarbij gebruikmaken van de cloud. En implementeer ook de 3-2-1-back-upregel, met drie kopieën van je data, op twee verschillende soorten media en één off-site.