IT-asset decommissioning: van ad-hoc naar planmatig

IT-afdelingen besteden - terecht - veel aandacht voor het verwerven van assets. Er worden immers miljoenen aan uitgegeven. Het weer verwijderen ofwel de ‘decommissioning’ van assets blijft echter veelal onderbelicht en wordt vaak ad-hoc opgelost.

‘Decommissioning’ wordt ook wel ‘Retirement & Disposition’ van IT-assets genoemd. In goed Nederlands betekent dit, dat net als elk ander product of dienst, hard- en software een einde van een levenscyclus kennen en met ‘pensioen’ gaan of soms vernietigd worden. Daar willen wij het met u over hebben.

Afwaarderen

Het afwaarderen van IT-assets kan om meerdere redenen plaatsvinden. Het kan te wijten zijn aan een fout. Of juist aan vervanging of opwaardering toe zijn. En in sommige gevallen zelfs gestolen. Managementsystemen voor IT-assets vereisen daarom dat aan alle assets een bepaalde status wordt toegekend. Bij hardware is dat nog goed voor te stellen, maar bij software wordt het al snel een heel stuk minder tastbaar.

Een indeling in een beheersysteem voor IT-assets kan er als volgt uitzien:

• On Order - asset is snel beschikbaar voor gebruik
• In voorraad - asset is beschikbaar voor gebruik
• RMA - asset is geretourneerd voor vervanging
• Retired - asset is niet langer in gebruik, maar nog te verwijderen
• Verwijderd - bedrijfsmiddel is niet langer gekoppeld aan het bedrijf

Goed aangeven

Als we het bovenstaande bekijken vanuit het perspectief van de dispositie van IT-activa bestaat er een duidelijke scheidingslijn tussen ‘retirement’ (uittreding/pensionering) en ‘disposition’ (verwijdering) van activa. Hier kan overigens een aanzienlijke tijd tussen zitten. Het is daarom aan te bevelen de grens tussen deze twee momenten goed in het systeem aan te geven.

Bij organisaties die hun assets niet goed hebben gedocumenteerd, kan namelijk veel activa verloren gaan. De cijfers liegen er niet om. Dit is met name de reden waarom formaliteiten een ‘hard bewijs’ afdwingen. Terwijl ook afzetlabels en overeenstemmende serienummers noodzakelijk zijn.

IT-asset managers zijn tegenwoordig verplicht om ontbrekende activa te detecteren en elk onderdeel van hun IT-assets te verantwoorden. Ontbrekende items kunnen een tikkende tijdbom onder de IT-afdeling zijn als deze eenmaal in de verkeerde handen zijn gevallen. Om maar niet te spreken van een datalek.

Twee kanten

Ontbrekende assets zijn bovendien een gemiste kans voor het liquideren ervan. Deze kunnen de organisatie namelijk geld opleveren. De Stichting Donate IT doet om die reden al geruime tijd een beroep op IT-beslissers in Nederland om hun assets beschikbaar te stellen voor goede doelen met ANBI-status.

De stichting richt zich met name op lokale initiatieven en doelen, die niet financieel gesteund worden door de welbekende landelijke ‘loterijen’ van deze wereld, zoals de grote landelijke charitatieve instellingen dat wel hebben. Stichting Donate IT richt zich op drie doelgroepen: kinderen, gezondheid en educatie. Ook staat de stichting toe dat donateurs zelf initiatieven inbrengen wanneer zij hun IT-assets schenken aan de stichting.

Uitbreiding partnernetwerk

De stichting werkt nu al jaren samen met een aantal partners, maar biedt ruimte voor meer partners die zich willen toeleggen op het proces van liquideren van IT-assets. De stichting moedigt zelfinitiatieven aan. Denk bijvoorbeeld aan de hernieuwde aanbieding van haar partner Scalable Software, namelijk drie maanden gratis gebruik van IT-asset management-software. Een uitgelezen kans om zicht te krijgen op uw actuele situatie en uit te zoeken of IT-assets nog geld opleveren en tegelijkertijd een goed doel kunnen dienen.

Pauline van Alderwerelt is bestuurslid van de Stichting Donate IT. Dit is een wervingsfonds zonder winstoogmerk, dat zich ten doel heeft gesteld financiële middelen te verwerven voor maatschappelijke organisaties. De stichting werkt samen met partners en biedt donateurs fiscale voordelen en professionele services.