‘Wij? Overtollige licenties?’ (Ja, ook u)
Het is dinsdagochtend. De bezoekers van de conferentie zijn toe aan de eerste break in het programma. De persoon die met een kopje koffie naast mij staat, blijkt IT-manager bij een groot industrieel concern. We raken aan de praat over cloud en migraties en dergelijke. Tot de discussie op het onderwerp ‘overtollige-softwarelicenties-waar-u-wel-voor-betaalt’ komt. Dan zegt de man: “Nee, daar hebben wij niet mee te maken.” Waarna het wat aarzelend klinkt: “Althans, niet dat ik weet. Bovendien: stel dat ik tot de ontdekking kom dat we op dat punt wat ruim in het jasje zitten, hoe los ik dat op?”
Wervingsfonds
Gesprekken als deze voeren wij bij de Stichting Donate IT regelmatig. Deze stichting is een wervingsfonds zonder winstoogmerk, dat zich ten doel stelt financiële middelen te verwerven voor maatschappelijke organisaties. Onder andere door bedrijven te helpen om eventuele overtollige softwarelicenties te doneren.
Veel IT-organisaties beschikken uiteraard wel over een administratie waarin gegevens vastliggen over de softwarelicenties die men bij de diverse leveranciers afneemt. Maar helemaal zeker dat dit overzicht compleet en correct is, is men vaak toch ook weer niet. En dat is jammer, want u maakt dan meer kosten dan nodig, terwijl u licenties die u eventueel niet meer nodig heeft ook op een fiscaal aantrekkelijke manier aan een goed doel kunt schenken. Meer daarover in een volgende column. Of kijk op https://donate-it.nl/.
Stormachtige ontwikkeling
Eerst terug naar dat aarzelende antwoord van mijn gesprekspartner tijdens die conferentie. De man bleek na enig doorvragen toch niet erg zeker van zijn zaak. De firma waar hij voor werkt, heeft de afgelopen jaren een stormachtige ontwikkeling doorgemaakt. Er zijn bedrijfsonderdelen afgestoten en andere ondernemingen gekocht. Intern is flink gereorganiseerd, ook op de IT-afdeling, waarbij ook functies als asset management zijn aangepakt. Maar ja, tijdens de reorganisatie zijn ook mensen uit dienst gegaan, waarbij lang niet altijd een volledige overdracht van activiteiten heeft plaatsgevonden.
De man heeft het sterke vermoeden dat hierbij heel wat relevante informatie verloren is gegaan of in ieder geval niet bij de juiste mensen is terecht gekomen. Bijvoorbeeld over softwarelicenties. En hoewel hij in het verleden weleens met stevige facturen is geconfronteerd na software-audits, heeft hij nu het vermoeden dat hij voor beduidend meer licenties betaalt dan daadwerkelijk worden gebruikt.
Software-audit
De Stichting Donate IT maakt voor dit soort situaties gebruik van Asset Vision dat beschikbaar is gesteld door Scalable Software. Deze firma biedt in de vorm van een SaaS-oplossing een tool dat IT-afdelingen inzicht geeft in het gebruik van software en relateert dit tot de hoeveelheid licenties die zij afnemen. Een eventueel overschot aan licenties kunnen zij vervolgens via de Stichting Donate IT doneren aan goede doelen. De stichting begeleidt een dergelijke scan zodat snel en efficiënt duidelijk wordt hoe het nu precies zit met licenties, zonder dat de eigen IT-afdeling hier mee wordt belast.
“Stel nu eens”, zo vroeg de IT-manager op de eerder genoemde conferentie nog, “dat ik inderdaad een aantal licenties als het ware over heb. Kan de Stichting Donate IT mij daar dan bij helpen?” Het antwoord is: ja. En dat kan op een fiscaal interessante manier. Maar daarover in een volgende aflevering van deze blogserie meer.
Pauline van Alderwerelt is bestuurslid van de Stichting Donate IT. Dit is een wervingsfonds zonder winstoogmerk, dat zich ten doel heeft gesteld financiële middelen te verwerven voor maatschappelijke organisaties. De stichting werkt samen met partners en biedt donateurs fiscale voordelen en professionele services.