Huwelijks(on)geluk bij Outsourcing en Innovatie
Ik zie de laatste jaren steeds meer middelgrote organisaties zich bekeren tot een outsourcingmodel dat bij de meeste grote organisaties inmiddels heeft afgedaan: ze leggen al hun IT-infrastructuureieren in één mandje. Zoals gebruikelijk willen deze organisaties daar graag geld mee besparen, maar is het ook vooral een poging om een einde te maken aan een starre IT-organisatie die achter een worstelende IT-dienstverlening schuil gaat. De IT-infrastructuur is te duur geworden en is onvoldoende flexibel en innovatief om te voorzien in de wensen van een organisatie die meer inzet op digitale diensten. Maar als grote organisaties steeds minder op deze manier uitbesteden, zouden middelgrote organisaties dat dan eigenlijk wel moeten doen?
Een recent voorbeeld is de gemeente Groningen. Deze gemeente heeft een tender uitgeschreven waarmee een enkele leverancier, eventueel met onderaannemers, wordt gezocht die de IT-infrastructuur - datacenter, werkplek en support - als geheel van ze overneemt. In de tender geeft de gemeente aan op zoek te zijn naar ‘continuïteit, flexibiliteit en innovatie in de dienstverlening van generieke ICT bij de gemeente Groningen’. Er wordt wel een kostenbesparing verwacht (van EUR 4,5 miljoen op jaarbasis in 2022, wat ze overigens nu al behoorlijk tegen lijkt te vallen), maar de nadruk wordt gelegd op toegang tot innovaties in een betrouwbare, flexibele omgeving. Blijkbaar was ook het in 2014 ingerichte Shared Service Center niet in staat om dat te leveren. Sterker nog, de gemeente lijkt er van uit te gaan dat IT geheel opnieuw opgebouwd dient te worden. Ook de niet-infrastructuur medewerkers (in totaal zijn er bij I&A maar liefst 145 man actief) zijn alvast gewaarschuwd dat hun werkzaamheden de komende jaren gaan verdwijnen of sterk gaan veranderen.
Ik ga hier niet zeggen dat het niet kan. Ik zeg wel dat een dergelijke transformatie zich niet eenvoudig laat uitbesteden, zeker niet bij een enkele toeleverancier, en dat het spreekwoord ‘de weg naar de hel is geplaveid met goede voornemens’ vaak van toepassing is gebleken op dergelijke scenario’s. Een mooi voorbeeld van hoe het ook kan, is in mijn ogen PostNL. Ook daar gaat het wel eens mis - misschien slaagde u er ook niet in om dat last minute pakketje met Sinterklaascadeaus op tijd bezorgd te krijgen, maar hun transformatieproject lijkt wonderwel geslaagd.
Ook bij PostNL was IT te duur en niet opgewassen tegen de behoeften van een organisatie die aan de ene kant - post - met structurele krimp te maken heeft en met een sterke ontwikkeling - pakketten - aan de andere kant. Voor PostNL was het duidelijk dat ze deze uitdagingen met behulp van ‘de cloud’ konden en wilden aanpakken. Op basis van die keuze werd een governance-gebaseerde sourcingstrategie bepaald. In plaats van naar een systeemintegrator/outsourcer te stappen, werden clouddiensten direct bij onder meer Amazon en Microsoft afgenomen, hielpen system integrators bij het geschikt maken van applicaties en werd het technisch applicatiebeheer bij een aantal leveranciers extern belegd. De integratievaardigheden werden intern opgebouwd, waardoor PostNL in staat is om de keten effectief kan aansturen. Bovendien heeft PostNL dankzij de directe lijnen met de cloudleveranciers sneller toegang tot de innovaties die zij beschikbaar stellen.
Dat men 18 maanden nodig had om die integratie-competenties goed neer te zetten, maakt duidelijk dat PostNL hier niet de makkelijke weg heeft gekozen. En dat zal vaak de reden zijn waarom middelgrote organisaties dat cruciale stuk vaak liever mee-uitbesteden. Als ze de juiste leverancier weten te vinden - een uitdaging op zich, kunnen ze toegang krijgen tot een IT-infrastructuur die flexibeler en soms ook goedkoper is dan ze zijn gewend. Een omgeving die je als ‘goed genoeg’ zou kunnen kwalificeren. Maar als ze echt toegang willen krijgen tot innovaties om state-of-the-art digitale diensten te kunnen ontwikkelen, kunnen ze beter dichter op de bal gaan spelen. Ook middelgrote organisaties doen er dus goed aan om heel kritisch naar de doelstellingen achter hun sourcingstrategie te kijken voordat ze besluiten de gehele IT infrastructuur bij een enkele leverancier te beleggen.
Peter Vermeulen is Principal Analyst en Directeur bij Pb7 Research