Blog Sander Bakker: Run jij je eigen shadow IT-afdeling?

Het lijdt geen twijfel dat cloud computing een grote rol speelt in nagenoeg ieders leven, ook al realiseert niet iedereen zich dat. Mobiele telefoons, computers, gameconsoles, auto’s, horloges en meer − al deze connected apparaten moeten zo nu en dan met de cloud gesynchroniseerd worden om er het beste uit te halen. De cloud biedt nieuwe functionaliteit, meer betrouwbaarheid, ongelimiteerde opslagruimte en een mate van keuze en flexibiliteit die je twintig jaar geleden niet voor mogelijk hield.

We raken nu aan de cloud gewend, zowel zakelijk als privé. Sterker nog: de cloud zorgt voor een naadloze aansluiting tussen de twee. Thuiswerken, data opslaan en delen, zaken regelen op afstand en Bring Your Own Device (BYOD) worden stuk voor stuk gefaciliteerd door de cloud. Er is zelfs een rapport dat suggereert dat cloudtechnologie fysieke kantoren overbodig maakt. Toch is het zo dat met de gemiddelde medewerker die nu gewend is aan het aanschaffen van, en werken met clouddiensten, de traditionele rol van de IT-afdeling – als selecteur en aan/afschaffer van werkplektechnologie – onder druk komt te staan.

Shadow IT is een term die wordt gebruikt om IT-projecten te omschrijven, die uitgevoerd worden zonder toestemming, controle of kennis van de IT-afdeling. Tien jaar geleden waren de kosten van deze praktijken beperkt tot basale computeraccessoires of standaardsoftwarepakketten. Maar vandaag de dag worden er door ongeautoriseerde medewerkers maandelijks grote bedragen uitgegeven aan gepersonaliseerde IT-diensten, zoals cloud computing.

Veel teams schaffen bijvoorbeeld hun eigen cloudopslagoplossing of directmail-platform aan en gebruiken niet langer bestaande interne tools. Op zich niet heel raar. Voor een medewerker die het nodige afweet van de digitale wereld – bijvoorbeeld HR- of marketingmensen –, is het een tweede natuur om met een paar kliks de tool te zoeken, die hij of zij nodig heeft. En als deze tool bijdraagt aan de productiviteit, wat maakt het dan ook uit? Zou je denken...

Nou, als dit een geïsoleerd incident zou zijn, waarschijnlijk niets. Maar als bredere trend wordt het al snel een significant probleem. Er zijn berekeningen die aangeven dat dit soort shadow IT-uitgaven nu een kolossale veertig procent van de totale uitgaven voor IT bedragen, en volgens recent Brocade-onderzoek zegt 96 procent van de CIO’s in het Verenigd Koninkrijk hier last van te hebben. Terwijl maar twintig procent van de organisaties aangeeft dat het is toegestaan cloudsoftware buiten IT om te kopen.

Zoals met veel dingen is het individueel aanschaffen vaak duurder dan in bulk inkopen. En dit geldt ook voor cloud computing, helemaal als de aangeschafte clouddienst aanvullend is op een al bestaande oplossing binnen het bedrijf.

Nog een punt: clouddiensten die niet door IT zijn goedgekeurd, kunnen het bedrijf in gevaar brengen. Als je niet de kleine lettertje hebt gelezen, weet je ook niet precies wat er met data gebeurt. En marketing heeft nog wel eens een productlancering en HR gevoelige informatie. Als deze data lekt, dan is de schade voor het bedrijf, de medewerkers en de klanten niet te overzien.

Ten slotte is er zonder input van de IT-afdeling weinig kans op aandacht voor de SLA van de cloudprovider, compliance met wet- en regelgeving en een veelheid van andere issues die bekeken moeten worden voordat je je data aan een derde partij toevertrouwt.

Toch is het stoppen met clouddiensten voor bedrijven geen oplossing. De consumptie van IT is nu eenmaal veranderd en de ouderwetse ‘command & control’-aanpak heeft zijn tijd gehad. Gebruikers willen technologie waardoor ze hun werk goed kunnen doen, en verheffen productiviteit boven corporate policy. Er is dus een nieuwe aanpak nodig, eentje die flexibiliteit vooropstelt en het medewerkers makkelijk maakt om officiële, door IT goedgekeurde tools aan te schaffen. Alleen op deze manier kan het IT-team controle en inzicht terugkrijgen over de IT-uitgaven.

Wel moeten er dan twee dingen veranderen: ten eerste de cultuur en ten tweede de bestaande infrastructuur. Om nieuwe software en diensten snel en eenvoudig te kunnen inzetten − net zo snel en makkelijk als medewerkers dat privé doen.

Het vergt een flink andere mindset voor de IT-teams, maar alleen door mee te gaan in deze veranderingen, kun je afscheid nemen van shadow IT en op zo’n manier samenwerken, dat alles veilig en betrouwbaar is in te zetten – én aan de eisen van de eindgebruiker voldoet.

Sander Bakker is Channel Manager Benelux bij Brocade