Ensior ontsluit data in SAP ERP zonder traditioneel datawarehouse

Veel bedrijven zouden graag de enorme hoeveelheid data in hun SAP-omgeving gebruiken voor operationele sturing en voor managementinformatie. Maar in veel gevallen schrikken zij er voor terug om een traditioneel datawarehouse in te richten. Ensior denkt met BI4SAP Live hiervoor een betaalbaar en vooral ook flexibel alternatief te hebben.

Sander Honig van Ensior: “BI4SAP Live is een Business Objects-universe waarin alle objecten uit de meest voorkomende SAP ERP-modules op een voor eindgebruikers begrijpelijke manier worden getoond.”

“Bij business intelligence denken veel mensen aan het inrichten van een datawarehouse waarin data uit de transactionele bronsystemen wordt verzameld zodat deze geanalyseerd kan worden”, zegt Sander Honig, commercieel directeur bij Ensior. Deze in Utrecht gevestigde onderneming is al jaren partner van SAP en richt zich met name op de Business Objects-oplossingen. “In de praktijk merken wij dat er bij veel mensen nog wel eens gemengde gevoelens bestaan als het om datawarehouses gaat. Het heeft de naam relatief duur en complex te zijn, terwijl het uiteindelijke BI-systeem niet altijd de flexibiliteit kent die de eindgebruikers nodig hebben.”

Kant-en-klaar BI-systeem

Een van de problemen waarmee veel BI-projecten kampen is het feit dat het gebruik van datawarehouses betekent dat de data in diverse lagen moet worden bewerkt en opgeslagen, van ETL (extract, translate, load) naar staging area tot aan het relationele datamodel in het datawarehouse. Vervolgens moet er in een semantische laag, de zogenaamde ‘universe’, nog een koppeling gelegd worden tussen de tabelnamen en de zakelijke termen waarmee de eindgebruikers willen werken. Pas dan kan de data worden geanalyseerd en gepresenteerd in de vorm van rapporten. Komen er echter vanuit de business verzoeken voor aanpassingen van de analyses, dan betekent dit in de meeste gevallen dat alle lagen in deze architectuur aangepast dienen te worden.

“Met BI4SAP Live, een oplossing gebaseerd op SAP BusinessObjects, doen we dat anders”, vertelt Honig. “In feite is dit een kant-en-klaar BI-systeem rechtstreeks op SAP ERP met slechts één multi-source universe. Het werkt rechtstreeks op de tabellen in het SAP-bronsysteem. Het is in feite een virtueel datawarehouse, er wordt namelijk geen data fysiek opgeslagen. Interessant aan deze aanpak is bovendien dat het nu mogelijk is om in real-time de prestaties van de organisatie in te zien.”

“We kunnen er echter ook voor kiezen om de benodigde tabellen uit SAP naar een aparte database te kopiëren. Dit is met name handig als er zorgen bestaan dat het direct op de brontabellen uitvoeren van analyses tot een onacceptabele ‘performance hit’ zal leiden.”

Semantische tussenlaag

BI4SAP Live bestaat zoals gezegd uit slechts één universe. “Het is een semantische tussenlaag waarin alle objecten uit de meest voorkomende SAP ERP-modules op een voor de eindgebruiker begrijpelijke wijze worden getoond. Dat gebeurt inclusief hun onderlinge samenhang en logica. Dat maakt het voor een eindgebruiker mogelijk om een rapport samen te stellen zonder dat hiervoor technische kennis nodig is. Het is daarmee nu ook heel eenvoudig om een rapport dat niet goed aansluit bij de business-vraag zelf aan te passen.”

Schematische weergave van BI4SAP Live.

De analyses kunnen hierbij dus rechtstreeks op de data in de tabellen in SAP ERP worden gedaan, terwijl de eindgebruiker zakelijke termen hanteert als ‘aantal’, ‘openstaand bedrag’ of ‘gemiddelde omzet per klant’. Welke tabellen hiervoor nodig zijn om tot de gewenste analyse te komen, blijft voor de eindgebruiker geheel verborgen. “De eindgebruiker hoeft dus niet zelf tabelnamen of complexe notaties te gebruiken, maar past simpelweg de vele aanwezige meetwaarden en dimensies toe. Hij kan dus zelf zijn rapporten samenstellen. Of kiest een van de standaard aanwezige KPI’s.”

Geen spreadsheets meer

De eerste klanten zijn inmiddels live gegaan met deze oplossing. Daaronder bevinden zich Compass Group en de provincie Noord-Brabant. Beide organisaties ondervonden moeite met zowel de snelheid als de flexibiliteit van rapportages uit SAP ERP. Als een soort noodoplossing exporteerden eindgebruikers daarom data voor verdere analyse naar spreadsheets. Die situatie vond men in beide gevallen echter minder geschikt. Hierbij speelt met name een rol dat deze export arbeidsintensief en foutgevoelig bleek en de analyseresultaten dus niet altijd betrouwbaar waren. Beide organisaties hebben daarom gekozen voor BI4SAP Live, zodat de dagelijkse operatie nu op basis van betrouwbare informatie kan worden gestuurd.

Kennissessie 

Ensior organiseert 19 mei in Utrecht een kennissessie over BI4SAP Live. Tijdens deze bijeenkomst zal onder andere Modiform ingaan op de vraag hoe zij deze oplossing toepassen en wat de ervaringen tot nu toe zijn. Kijk hier voor meer informatie.