‘Overstap op cloud is technisch complex, maar vooral ook een HR-project’

Waar veel bedrijven zich tot nu toe beperken tot voorzichtig experimenteren met het migreren naar cloud-omgevingen, nam PostNL een radicale beslissing. Het bedrijf stapt over op een ‘cloud only’-aanpak. Dat is volgens CIO Marcel Krom niet alleen technisch een stevig project, maar ook als het om de consequenties voor de IT-medewerkers gaat. Alle SAP applicaties die PostNL in gebruik heeft, worden stap voor stap overgezet naar de cloud.

“Als mensen mij vragen waarom PostNL besloten heeft om volledig over te stappen op de cloud, dan geef ik vaak het voorbeeld van de veranderingen die we hebben gezien rond de postbodes. We zijn van fulltime medewerkers overgestapt op een groter aantal postbezorgers die parttime werken. Dit betekent voor onze HR-afdeling dat het aantal HR-transacties is gegroeid van circa twintigduizend per jaar naar zo’n dertigduizend transacties. Dat is een groei van vijftig procent. En dat betekent dus ook dat de gerelateerde IT-kosten voor de HR-afdeling hierdoor toenemen. De vraag is dan: hoe verhouden de besparingen die aan de business-kant worden gerealiseerd zich tot de hogere IT-kosten die ontstaan? De markt waarin PostNL actief is, staat immers geen kostenstijgingen toe. Sterker nog, wij werken met een permanente druk op het IT-budget van meer dan 5 procent per jaar. Op zo’n moment zijn kleine verbeterstapjes aan de IT-kant niet meer voldoende en moet er meer gebeuren. Zoals deze overstap naar een cloud only-aanpak.”

Terugverdientijd

Natuurlijk kost een migratie geld, maar Krom verwacht dat de benodigde investeringen met drie tot vier jaar zijn terugverdiend. Nadat deze keuze voor ‘cloud only’in september 2013 intern binnen PostNL bekend werd gemaakt, kwam een groot traject op gang om deze visie ook daadwerkelijk in concrete migratieprojecten om te zetten. Inmiddels gaat er geen maand voorbij of er ‘verdwijnen’applicaties richting de cloud.

• Marcel Krom
• Vanaf dag één was natuurlijk volstrekt duidelijk, zo vertelt Krom, dat deze overstap ook voor de betrokken IT-medewerkers grote gevolgen heeft. Een flink aantal functies gaat verdwijnen, maar andere functiegroepen worden daarentegen juist belangrijker. Waar het technisch beheer met de betrokken applicaties mee gaat naar de cloud-aanbieder, wordt de behoefte aan interne kennis op het gebied van applicatiebeheer, maar bijvoorbeeld ook ten aanzien van enterprise architecturen, alleen maar belangrijker. Of zoals Krom het uitdrukt: “We brengen steeds nadrukkelijker een scheiding aan tussen het wat en het hoe. Denken in architecturen wordt bij een stap als wij nu zetten alleen maar belangrijker.”

HR voor IT

De geleidelijke maar uiteindelijk volledige overstap naar het gebruik van cloud-applicaties betekent tijdens de migratie ook dat er veel aandacht is voor het personeelsbeleid binnen de IT-afdeling zelf. Aan de ene kant zijn het de technische kwaliteiten van de IT-mensen die van cruciaal belang zijn om de migratie van alle applicaties probleemloos te laten verlopen, terwijl veel van deze mensen uiteraard maar al te goed beseffen dat zij met die migratie hun eigen arbeidsplaats opheffen.

Krom: “Waar ik erg blij mee ben, is dat men de beweging die we nu maken begrijpt. Los van de gevolgen die dit heeft voor de medewerker zelf, begrijpen we gezamenlijk dat de markt deze stap noodzakelijk maakt. Tegelijkertijd raakt het alle IT-mensen van PostNL natuurlijk wel persoonlijk. Veel IT-medewerkers zijn bovendien al vele jaren bij PostNL in dienst - sommigen al dertig jaar - dus we willen er alles aan doen om iedereen op individuele basis bij te staan.”

Helder en transparant

Dit betekent allereerst, zo meent Krom, dat PostNL helder en transparant, maar vooral ook heel duidelijk probeert te zijn in de interne communicatie. Daarnaast is een speciale afdeling opgezet die medewerkers ondersteunt bij het vinden van een andere betrekking. “We helpen mensen met omscholingscursussen, sollicitatietrainingen, en andere zaken die van belang zijn om een andere baan te vinden.”

Naarmate het aantal migraties toeneemt, kan ook een planningsprobleem ontstaan. Het vertrek van medewerkers naar andere werkgevers kan nu eenmaal niet altijd optimaal worden afgestemd op de behoefte die binnen PostNL bestaat aan hun expertise. “Tegelijkertijd zien wij dat veel IT-medewerkers aangeven dat zij liefst tot aan het afronden van de migraties willen blijven. Voorlopig valt het mee, maar ik ga er wel van uit dat naarmate we verder komen in dit traject het een uitdaging kan worden om interne personeelsplanningen goed te blijven afstemmen op de persoonlijke carrièreplanning van de medewerkers. Sommige functies vullen we tijdelijk met externe mensen in.”

Meerdere clouds

Cloud wordt vaak gezien als een manier om de IT-aanpak van een organisatie flexibel te maken. In de praktijk klopt dit ook wel, maar Krom wil hier toch wel wat kanttekeningen bij maken. Allereerst is het zo dat het door veel analisten als ideaal gekenschetste hybride model voor een organisatie als PostNL niet werkt. “Dan werk je namelijk met twee verschillende modellen die je naast elkaar moet aansturen. Gezien de druk op het IT-budget is dat niet wenselijk.”

“Wij hebben gekozen voor een volledige overstap naar de cloud als delivery-model, waarbij we echter per groep van applicaties bekijken welke cloud we kiezen. Waar plaatsen we Office-applicaties, waar onze SAP-omgeving enz. Soms maken we die keuze op technische gronden, in andere gevallen spelen wet- en regelgeving een rol en zoeken we dus liever een Nederlandse of in ieder geval een Europese aanbieder. PostNL gaat vervolgens met deze partijen een samenwerking aan en vraagt aan de betrokken softwareleveranciers om hun applicatie via de door ons geselecteerde cloud provider aan ons beschikbaar te stellen. Bovendien willen wij dat de applicatiebouwer ook het technisch beheer en het onderhoud voor zijn rekening neemt.”

Grote verschillen

Met iedere cloud-leverancier wordt een volledig framework aan afspraken opgesteld. Krom: “We maken afspraken over pakweg 120 punten.”

Waar bij veel cloud-projecten de leverancier rechtstreeks aan de business factureert, kijkt Krom daar anders naar. “Tot nu toe kenden wij een aanpak waarbij de IT-afdeling vrijwel alle IT-kosten naar de business doorbelast. De belangrijkste uitzondering is informatiemanagement. Bij informatiemanagementwordt denkwerk verricht zonder dat daar een duidelijk eindproduct uit voort komt. Dus het is gevaarlijk om dat door te belasten aan de business, want dan bezuinigt men die werkzaamheden - die vaak van cruciaal belang zijn voor de organisatie - maar al te gemakkelijk weg.”

Of dit doorbelasten aan de business na afronding van de migratie naar de cloud wordt voortgezet weet Krom nog niet. “Dat is onderdeel van een groter traject. We zien nu al dat er een duidelijke versterking nodig is van functies als service management en vendor management. Dat kunnen we niet aan de business overlaten want daar is teveel gespecialiseerde kennis voor nodig en daar beschikt de business niet over. Bovendien is er geen sprake van - zeg maar - één cloud-model. Het tegenovergestelde lijkt eerder waar: iedere cloud provider hanteert eigen regels en werkmethoden. Het is een hele klus om dat goed op elkaar af te stemmen. En dat is wel noodzakelijk, al was het maar vanwege zaken als zicht op de leverings-keten en de daarbij behorende aansprakelijkheid.” 

Scherp houden

Hoewel PostNL in het verleden al de nodige ervaring met klassiek outsourcen heeft opgedaan, heeft men in 2013 toch besloten om niet voor dat model te kiezen. Met name de afhankelijkheid van één leverancier die hiermee zou ontstaan, vond men niet passen. Desondanks maakt PostNL wel degelijk gebruik van de grote ervaring die de markt met outsourcing heeft opgedaan. Zo speelt het traditionele outsourcing-thema ‘hoe houd ik mijn leverancier scherp?’ook bij een migratie naar de cloud. “Aan de ene kant maken wij afspraken die over meerdere jaren heen lopen. Dat is financieel nu eenmaal aantrekkelijker. Aan de andere kant bouwen we echter wel degelijk voorzieningen in als periodieke benchmarks. Dat element zit in ieder contract. Zo’n benchmark betekent onder andere dat we kijken naar de kosten die de leverancier ons in rekening brengt en de ontwikkelingen die we op dat gebied in de markt zien. Heel belangrijk is uiteraard wel dat we tevens goede afspraken proberen te maken over de vraag wat een afwijking ten opzichte van de benchmark nu precies betekent en wat de consequenties daarvan kunnen of mogen zijn.”

Robbert Hoeffnagel