Versneld afschrijven van IT-assets biedt voordelen

In de vorige column hebben we aangegeven dat het zogeheten ‘sunsetten’ van applicaties erg interessant kan zijn voor een IT-afdeling. Zeker als u hier een Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ofwel MVO-project van maakt. Hoe werkt dat?

Ieder jaar investeren IT-afdelingen in IT-assets, beter bekend onder de naam software en hardware. Na een aantal jaren verlaten deze assets de organisatie weer. Het beheer van deze IT-middelen is in de praktijk een serieuze taak en het verwijderen – ook wel ‘decommissioning’ genoemd – is een proces dat niet mag worden onderschat. Meestal worden de fiscale aspecten hierbij volledig over het hoofd gezien. Bovendien kennen veel mensen de mogelijkheden niet die ontstaan als deze assets worden gedoneerd.

Vraag maar eens aan een IT- of asset manager welke afschrijvingstermijn geldt voor software of netwerkapparatuur. Wat onder lease valt en wie eigenaar is van de software. Vaak blijkt dat dit niet algemeen bekend is. Dit verklaart wellicht waarom veel kapitaal ‘vergeten’ wordt en niet beter wordt benut.

Afgeschreven assets verkopen

Neem als voorbeeld eens storage-apparatuur, routers of printers die een aantal jaren geleden compleet nieuw voor vele duizenden euro’s zijn aangeschaft. Na jaren van gebruik zijn deze veel minder waard geworden. Het zal niet meevallen deze hardware nog aan een andere partij te verkopen. In Nederland bestaat hier nauwelijks een markt voor en de apparatuur wordt dan ook veelal als ‘oud ijzer’ afgevoerd. Opmerkelijk detail: vaak betalen de organisaties die deze apparaten kwijt moeten ook nog voor het afvoeren van de apparatuur.

Voor software is de situatie niet veel beter. Programmatuur wordt mondjesmaat ‘tweedehands‘ commercieel aangeboden. Sterker nog: vaak worden softwarelicenties simpelweg vergeten. Op zich ook niet zo raar want anders dan routers of printers staat software – letterlijk – niemand in de weg. Zou die niet meer gebruikte software dan wellicht verkocht kunnen worden?

Verouderde en ook ongebruikte software mag volgens EU Software Directive uit 2009 en een uitspraak van het Europese Hof van Justitie uit 2012 inderdaad gewoon verkocht worden. Een auteur kan geen belemmering opwerpen voor wederverkoop van een gebruikte licentie. Een licentie wordt door het Europese Hof namelijk gelijk gezet aan een boek en mag worden doorverkocht zoals we een boek doorverkopen op bijvoorbeeld een veilingsite. Sommige analisten vermoeden dat dit ook een reden is waarom veel vendoren inzetten op abonnementsvormen voor software, omdat deze vorm hier buiten valt.

Snel afschrijven door te doneren

Het gaat niet altijd om verouderde software. In sommige gevallen kan er ook sprake zijn van bijvoorbeeld een miskoop. Neem dit zeker niet theoretische voorbeeld:

Een organisatie heeft voor meer dan een miljoen euro gespendeerd aan softwarelicenties. Na twee jaar experimenteren komt men tot de conclusie dat de aankoop niet voldoet. De vendor neemt de licenties echter niet terug. Verkopen wordt dan een serieuze optie om een deel van de investering terug te krijgen.

Er was in dit geval een potentiële koper gevonden voor de overbodige licenties en een overdracht kon wellicht worden gerealiseerd, ware het niet dat het volledige verkoopbedrag belast zou worden als extra inkomsten. Bovendien duurde het hele proces zo lang, dat de licenties verouderden en de marktwaarde ervan daalde.

Men had ook nog eens een pijnlijk verlies over het hoofd gezien, namelijk de boekwaarde op de oorspronkelijke investering met een driejarig afschrijvingstermijn.

De Stichting Donate IT kan in dit soort situaties helpen. Met als voordeel dat de licenties sneller van eigenaar kunnen wisselen en daarmee dus een deel van de boekwaarde behouden.

Boekwaarde & waarde van donatie

Hoe werkt dit?

De belastingdienst biedt donerende organisaties belastingfaciliteiten die de moeite waard zijn om nader te onderzoeken. Zo is de boekwaarde altijd afhankelijk van de afschrijvingstermijn op de IT-assets en soms worden deze al direct afgeschreven in het jaar van de investering.

Wanneer men slimmer omgaat met een realistische afschrijvingstermijn, dan zijn dergelijke investeringen beter te beschermen. Maar zelfs als bovenstaande boekwaarde niet van toepassing is, dan is er altijd nog de donatiewaarde die een stichting als Donate IT biedt.

Deze donatiewaarde is gekoppeld aan de theoretische marktwaarde van aangeboden IT-assets. Voor hardware is zoals gezegd nauwelijks een markt, maar voor software ligt dit aanzienlijk gunstiger. Softwarerechten slijten namelijk niet en zijn overdraagbaar zonder mankementen. Licenties met een actief onderhoudscontract hebben vanzelfsprekend meer marktwaarde dan ‘verouderde’ licenties. Stichting Donate IT zal ook voor deze assets een reële donatiewaarde bepalen. Een organisatie met overbodige IT-assets kan door donatie zelfs fiscaal gebruikmaken van de regels rond boekwaarde en tevens de donatiewaardeverklaring inzetten om een deel van haar investering terug te winnen.

Fiscale voordelen & MVO

Door IT-assets te doneren helpt uw IT-afdeling mee aan het vormen van een wervingsfonds ten bate van maatschappelijke organisaties. U kunt dus schenken via Stichting Donate IT. Na overdracht van het eigenaarschap zal de stichting en haar zogeheten Authorised Partner Network deze donatie direct te gelde maken. Een deel van het nettoresultaat van de verkoop van deze licenties wordt gereserveerd en mede namens de schenkende organisatie overhandigd aan het goede doel.

Iedere schenkende organisatie van IT-assets mag ook een preferente organisatie of doel voorstellen. De donatie wordt toegewezen aan het betreffende MVO-beleid van de donerende organisatie. Maar deze schenkende organisatie heeft verder geen aanspraak op de liquide middelen die met de verkoop van de geschonken assets worden gegenereerd.

Pauline van Alderwerelt is bestuurslid van de Stichting Donate IT. Dit is een wervingsfonds zonder winstoogmerk, dat zich ten doel heeft gesteld financiële middelen te verwerven voor maatschappelijke organisaties. De stichting werkt samen met partners en biedt donateurs fiscale voordelen en professionele services.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *