Uitbesteden draagt bij aan bedrijfsstrategie

Uitbesteden is tegenwoordig een strategische keuze om de bedrijfsactiviteiten effectief te ondersteunen. Snel kunnen uitbreiden en inkrimpen en toegang hebben tot kennis die binnen de organisatie niet voorhanden is, zijn de belangrijkste drijfveren voor uitbesteding. Dit blijkt uit onderzoek van IT-dienstverlener en outsourcespecialist Cegeka.

Zander Colaers

Strategisch denken en handelen is voor veel IT-managers de belangrijkste focus als het gaat om uitbesteding van IT. Outsourcing is daarmee in een fase gekomen waarin strategische ondersteuning van de business een hoofdrol speelt. Deze conclusie trekt Cegeka uit een onderzoek dat samen met CIOnet eind 2016 in zowel Nederland als België is uitgevoerd onder 80 CIO’s en IT-beslissers.

In het onderzoek lag de focus op drie thema’s: de stand van zaken rond IT-uitbesteding, de plannen van organisaties voor outsourcing en de context waarin IT-managers momenteel opereren. IT-managers geven daarin aan dat voor hen de belangrijkste doelstelling is om impact te hebben op de bedrijfsactiviteiten. Bij 39% van de IT-managers is strategisch denken en handelen leidend. Daarnaast zijn veelgenoemde doelstellingen het succesvol implementeren van wat de business vraagt en het adviseren over verandering en innovatie.

Meer IT-onderdelen uitbesteden

Zander Colaers, managing director van Cegeka Nederland en COO van de infrastructuurtak van de Cegeka Groep: “Dit brede onderzoek bevestigt wat we al langer zien bij onze eigen outsourcingsklanten: een duidelijke vraag naar een bijdrage van IT aan de bedrijfsstrategie. Het gevolg hiervan is dat organisaties nu ook zeggen bereid te zijn om veel meer IT-onderdelen uit te besteden dan voorheen.”

Zo merkt Colaers op dat er de laatste maanden steeds meer vraag is naar het outsourcen van applicatiemanagement. Een voorbeeld daarvan is de recente uitbreiding van een strategisch partnership met energiebedrijf DELTA over de outsourcing van het beheer en verdere ontwikkeling van bedrijfskritische applicaties. Belangrijke conclusie die Colaers hieraan verbindt is dat de outsourcingsmarkt in Nederland en België nog substantieel zal kunnen groeien.

Infrastructuur versus applicatiebeheer

Enkele onderdelen die aantrekkelijk zijn om uit te besteden zijn functioneel applicatiebeheer en eindgebruikersbeheer. Voor 40% van de respondenten is er bovendien een sterke relatie tussen het infrastructuurdeel en de applicaties die in de toekomst worden uitbesteed in de vorm van Software as a Service (SaaS). De overige 60% verwacht dat het te uitbesteden infrastructuurdeel groter zal zijn dan het applicatiedeel.

Naast de IT-infrastructuur zijn Enterprise Resource Planning (ERP), security en compliancy/GDPR belangrijke domeinen waar IT-beslissers hun budget voor vernieuwing op korte termijn voor willen inzetten. Internet of Things heeft minder prioriteit. De reden daarvoor kan zijn dat het geld hiervoor vaak via ’de business’ gealloceerd wordt. Als het gaat om het implementeren van nieuwe IT-technologie, geven IT-beslissers overigens de voorkeur aan een evolutionaire aanpak tegenover revolutionaire veranderingen.

Worsteling met vernieuwing

Over het algemeen worstelen IT-organisaties met nieuwe IT-ontwikkelingen. Uitbesteding is daarom een uitkomst. Vanwege de grote impact die outsourcing op een organisatie heeft, werkt de uitbestedende partij het liefst met een beperkt aantal partners. Zo spreidt men het risico en is men tegelijkertijd verzekerd van toegang tot kennis die binnen de organisatie niet beschikbaar is. Anderzijds kunnen IT-organisaties als ze willen snel uitbreiden of inkrimpen. De helft van de respondenten gaf aan dat deze zaken de belangrijkste drijfveren zijn voor het uitbestedingsbeleid. Outsourcingprojecten kunnen daarom gezien worden als een manier om oplossingen als een flexibele dienst aan de business te bieden.

Een andere bevinding uit het rapport is dat organisaties nog lang niet alle profijt halen uit uitbesteding. Of anders gezegd: er kan meer uit gehaald worden. Zo geeft slechts 44% aan dat de onderliggende business case voor het outsourcing-project is gemonitord gedurende het gehele proces. De overige 54% doet dit ten dele of helemaal niet, terwijl blijkt dat actief monitoren of de doelstellingen van de case worden gehaald bijdraagt aan het succes van een outsourcingsproject. Er wordt met andere woorden te weinig gefocust op business improvement.

Regie blijft in eigen hand

Uitbesteding betekent niet dat sturing en controle uit handen worden gegeven. Vier van de vijf respondenten geven aan dat gedurende het uitbestedingstraject de onderliggende businesscase intensief wordt gemonitord. De eindregie moet wel bij de organisatie liggen, vindt een meerderheid van de respondenten.

Op dit punt zullen de CIO en zijn outsourcepartner elkaar moeten vinden in durf, vindt Colaers: “De partner moet durven meegaan in een ambitieuze strategie, de CIO moet durven loslaten. Succesvol outsourcen betekent namelijk een flink deel van de controle afstaan. Alleen als er wederzijds begrip is en het vertrouwen om op strategisch niveau informatie te delen, kan outsourcing de rol vervullen waar CIO’s nu om vragen.”

Zonnige toekomst

De toekomst van outsourcing ziet er zonnig uit. De markt voor uitbesteding in Nederland en België zal in de nabije toekomst substantieel groeien, is de verwachting van IT-managers in het onderzoek. Maar liefst vier van de vijf ondervraagden verwachten bijvoorbeeld dat zij op het gebied van cloudopslag binnen drie jaar tweemaal zoveel capaciteit nodig hebben. Een kleine minderheid verwacht zelfs dat zij vijf keer zoveel cloudopslag nodig gaan hebben.

De positieve instelling van IT-managers over de groei van uitbesteding is gelegen in het feit dat er meer IT-functies kunnen worden uitbesteed. Daar zijn twee redenen voor. Er is in de eerste plaats een toenemend vertrouwen bij IT-beslissers dat zij zelf outsourcingprojecten succesvol kunnen begeleiden. De meeste respondenten geven aan dat de manier van aansturen en leiden van een uitbestedingsproject effectief en efficiënt is. Daarbij geeft uitbesteding IT-beslissers en CIO’s ruimte om zich met de echt belangrijke doelstellingen bezig te houden.

Daarnaast neemt de groei in uitbesteding toe vanuit de visie dat IT strategisch bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Dat vraagt om IT die innovatieve bedrijfsprocessen en functionaliteit ondersteunt.

Durf

Gelijktijdig met de resultaten van het onderzoek presenteerde Zander Colaers zijn boek ‘Outsourcen is durven’. Colaers heeft jarenlange ervaring met outsourcing en kan daardoor de trends in outsourcing duiden. In zijn boek zet hij uiteen waarom uitbesteden voor de CIO vandaag de dag zeer relevant is, benoemt hij ontwikkelingen in outsourcing en kleurt hij de rol in die een outsourcingpartner vandaag de dag heeft. Colaers vindt bijvoorbeeld dat leveranciers het lef moeten hebben af te stappen van ‘business as usual’. Zo kunnen zij ook voor de CIO hét verschil maken door de CIO in zijn nieuwe rol als Chief Innovator te adviseren en te ondersteunen.

Dataopslag

Dataopslag is een belangrijk en kritisch onderdeel voor uitbesteding. Om dit te meten is in het onderzoek gevraagd naar de juridische implicaties van de locatie waar klant- en bedrijfsgegevens opgeslagen worden. Een meerderheid van de respondenten geeft aan dat zij gebonden zijn deze gegevens op te slaan in het land waar de organisatie gevestigd is, en in elk geval binnen de EU. Een kleine 20% geeft aan dat hun organisatie deze gegevens mag opslaan op een geografische locatie naar keuze.