‘Application sunsetting’ is voor u héél interessant!

Zoals we in de vorige aflevering van deze blog-serie hebben gezien, hebben ook veel IT-managers dagelijks te maken met de effecten van de vele overnames en verkopen van bedrijfsonderdelen die binnen veel branches en sectoren plaatsvinden. Een probleem hierbij is dat het onder dit soort omstandigheden lastig is om een goede en vooral ook kloppende administratie te voeren van de softwarelicenties die de organisatie in gebruik heeft. Licenties waar u dus ook voor betaalt.

Was het vroeger heel gewoon dat een bedrijf méér licenties in gebruik had dan waarvoor men betaalde (wie kent niet de beruchte software-audits die software vendoren soms opleggen), de situatie ligt veel genuanceerder.

Decommissioning

Dat heeft enerzijds te maken met die vele aan- en verkopen van bedrijfsonderdelen, divisies of zelfs complete ondernemingen. Hierdoor wordt vaak ook de IT-afdeling geraakt, waardoor men mensen met veel kennis van de applicatie-infrastructuur ziet vertrekken en veel cruciale informatie gemakkelijk verloren kan gaan.

Maar er speelt nog een punt en dat is – wat we wel noemen – ‘application decommissioning’ of ‘applicatie sunsetting’. Het gaat hierbij om situaties waarbij IT-afdelingen besluiten om licenties op oude bedrijfssoftware af te schaffen, omdat deze applicaties simpelweg niet meer (regelmatig) in gebruik zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om software die vroeger werd gebruikt voor het vastleggen van bepaalde data, terwijl die gegevens tegenwoordig nog maar zelden worden geraadpleegd. Tot voor kort zagen we dat IT-afdelingen dan vaak gedwongen waren om deze oude enterprise software toch in stand te houden, ook al wordt de data die hiermee kan worden ontsloten nog maar één of hooguit enkele malen per jaar opgehaald.

Besparingskansen

Hier zit een grote besparingsmogelijkheid, wisten IT-managers natuurlijk al heel lang. Maar pas sinds enige tijd zien we dat zij deze bedrijfssoftware ook daadwerkelijk uit gebruik nemen, waarbij zij via een technische ingreep – bijvoorbeeld een speciale interface of migratie-tool – de data die in deze applicaties vastligt toegankelijk houden.

Het ‘sunsetten’ van deze licenties kan veel geld opleveren. En daar kunt u iets mee.

Want u mag die licenties dan wellicht niet meer nodig hebben, maar bij een andere organisatie zit men wellicht te springen om meer licenties van deze programmatuur. En wil men dolgraag uw licenties kopen.

Waardebepaling voor MVO

Dat kan – bijvoorbeeld via de Stichting Donate IT. En dan doet u dit ook nog eens op een manier die én fiscaal vriendelijk is én die uw organisatie helpt om invulling te geven aan het MVO-beleid, ofwel uw inspanningen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Deze voor u overtollige licenties – maar hetzelfde geldt voor licenties die u simpelweg over heeft – hebben namelijk een marktwaarde. Die waarde kan Donate IT voor u bepalen. De stichting kan deze licenties bovendien van u overnemen en doorverkopen aan een andere partij. En daar kunt u dus zowel fiscaal als MVO-technisch hele nuttige dingen mee doen.

Hoe? Dat vereist enige tekst en uitleg en daarom zullen wij in een volgende blogpost dieper op de – zeg maar – technische kant van deze aanpak ingaan.

Pauline van Alderwerelt is bestuurslid van de Stichting Donate IT. Dit is een wervingsfonds zonder winstoogmerk, dat zich ten doel heeft gesteld financiële middelen te verwerven voor maatschappelijke organisaties. De stichting werkt samen met partners en biedt donateurs fiscale voordelen en professionele services.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *