Nooit meer vervelende vergaderingen

Van vergaderingen worden we meestal niet erg enthousiast. Het is dat het moet, maar leuk is anders. De ergernis komt niet doordat we overleggen zo vervelend vinden, maar door al het gedoe er omheen. We hebben er in de loop van de tijd allemaal technische hulpmiddelen bij gekregen, maar het vergaderen is niet leuker of effectiever geworden. Maar juist technologie kan dat veranderen en een eind maken aan al het gedoe. 

Vergaderingen zijn onmisbaar in een tijd waarin organisaties zo snel mogelijk op veranderende marktomstandigheden moeten inspelen. Dan draait het om innovatie, de time-to-market versnellen en het verhogen van de efficiëntie. Dat lukt alleen in een hecht teamverband. Na het optimaliseren van de gebruikers- en teambeleving is het nu de hoogste tijd om een eind te maken aan die vervelende, tijdrovende vergaderingen die de doeltreffendheid nu behoorlijk in de weg staan.

Vervelende vergaderingen verleden tijd, wie wil dat niet? Weg met die talloze verloopstekkertjes, kabels en antieke hardware die we vandaag de dag in de meeste vergaderruimten aantreffen. Daarnaast moet er een goede oplossing komen voor de problemen die mensen ondervinden vóór aanvang van de vergadering (waar is de agenda, wie heeft de meest recente presentatie, zit die niet in mijn mail?) en na afloop als ze de opvolging moeten doen (naar wie moet ik welke info sturen?). Nóg een nieuw apparaat of alweer een nieuwe app maken hier natuurlijk geen eind aan, de ergernis wordt alleen maar groter.

Simpel

Minder gedoe vraagt dus om meer: hardware die juist ontworpen en ontwikkeld is om samen te werken met software uit de cloud. Het moet bovendien allemaal doodsimpel zijn om te gebruiken en werkelijk alles wat nodig is kunnen bieden. En ook nog voor een betaalbare prijs, zodat meer mensen er gebruik van kunnen maken. Dat is precies wat Cisco doet met Spark Board en Spark Meetings.

Opgeruimd werkt beter

Terwijl we meer met elkaar verbonden zijn dan ooit, komen verrassend veel vergaderzalen niet verder dan een oude telefoon die op de speaker gezet kan worden. En als er dan wat meer technologie aanwezig is, werkt die vaak niet of is het alleen met veel moeite aan de praat te krijgen. Overal lopen kabels en slingeren afstandsbedieningen rond. Geen wonder dat vergaderingen vaak ervaren worden als tijdverspilling. Spark Spaces is ontwikkeld om die chaos in vergaderruimten op te ruimen en om fysieke kamers of zalen te verbinden met virtuele ruimten.

Dat betekent dat een vergadering meteen kan beginnen. Geen tijdverlies meer en tijdens de vergadering kunnen ideeën en plannen eenvoudig gedeeld worden. Afstand speelt geen rol meer, waar we ook zijn kunnen we vergaderen, via chat, video of al schrijvend op een digitaal whiteboard. Bij elkaar zorgt dit voor een enorme uitbreiding en verdieping van de vergaderbeleving. Ervaring, onafhankelijk van welk device tot je beschikking staat. Innovatie kun je niet plannen, die volgt haar eigen agenda. Maar alle tools om die magie te ondersteunen zijn er nu: eenduidig, simpel en toegankelijk.

Draadloos en naadloos

Ga naar een ‘Spark Board’ waar ook ter wereld, van jezelf of van iemand anders, en met één klik kan je deelnemen. Dat is ongekend; Cisco creëert een wereldwijd netwerk van werkruimten (‘spaces’) die vanaf elke locatie toegankelijk zijn. Als je zo’n Board nadert wordt je automatisch herkend. Bluetooth, wifi of een speciale netwerkverbinding zijn niet nodig. Alles wordt vanaf een PC, Mac tablet of mobiele telefoon aangestuurd. Dit is delen van een scherm dat gewoon werkt. Dit is bereikt door een nauwe integratie met het Spark- platform, plus een baanbrekende nieuwe koppelingstechnologie op basis van ultrasoon geluid.

Interactief digitaal whiteboard waar iedereen op kan werken

Op whiteboards kunnen de beste ideeën tot stand komen. Maar met traditionele whiteboards zijn er nogal wat problemen. Het is moeilijk om de inhoud te bewaren en te delen, tenzij je er een foto van maakt. Die foto heeft echter niet veel zin als er later nog iets verandert of er verder gewerkt wordt. In het verleden is geprobeerd met digitale whiteboards hier iets aan te doen. Maar de gebruiksbeleving is verschrikkelijk slecht en de acceptatie is daardoor niet best.

Spark Board legt de lat veel hoger en maakt het mogelijk dat de content veilig, automatisch opgeslagen, gedeeld en aangepast kan worden. De belangrijkste mogelijkheden zijn:

  • Op afstand werken? Geen probleem. Iedereen kan in real-time iets toevoegen of aanpassen, zelfs vanaf een mobiele telefoon. Zolang iedereen de Spark app gebruikt, kunnen alle deelnemers tegelijk op het whiteboard werken.
  • Al het werk wordt automatisch opgeslagen in een ruimte waar het hele team gebruik van maakt. Even pauzeren en later weer verder gaan? Geen enkel probleem!
  • Tijdens het werk aan het whiteboard met alle deelnemers een videoconversatie voeren is ook mogelijk.
  • Dankzij versleuteling is alles veilig wat op het whiteboard wordt gezet.

Vergaderen met bioscoopkwaliteit

Zeg die oude telefoon met speaker maar vaarwel. Het Spark Board biedt audio en video van bioscoopkwaliteit voor een aantrekkelijke prijs. De 4K-camera zorgt voor een breed, helder beeld van de ruimte, zonder dat het opdringerig is. De opstelling van de microfoons en de VoiceTrack-technologie garandeert dat gesprekken kristalhelder doorkomen. Het Board hoeft alleen maar opgehangen en ingeplugd te worden, dat is alles.

Allerlei voorbereidend werk verleden tijd

Een andere reden dat mensen een hekel hebben aan vergaderingen is al het werk dat er aan vooraf gaat en wat er na afloop nog allemaal moet gebeuren. Mensen komen onvoorbereid, hebben de agenda niet gekregen of niemand heeft de meest recente presentatie bij de hand.

De vergadering zelf is slechts één punt in een langere reeks interacties. We hebben behoefte aan een uitstekende gebruikservaring voor het gehele traject. Daar wordt nu op ingespeeld met ‘Spark Meetings’. Door enkele van de populaire vergadermogelijkheden van Cisco WebEx toe te voegen, kan de vergadering in essentie worden uitgebreid met de tijd ervóór en erna. Hierdoor ontstaat een fundamenteel nieuwe manier van vergaderen.

Tot de belangrijkste mogelijkheden behoren:

  • Cisco Spark Meeting is een Spark Board ‘op zak’. Er kan samen aan een whiteboard worden gewerkt zonder dat iemand een Spark Board hoeft te hebben. Die is namelijk ingebouwd in Spark.
  • Plan een vergadering in de app en ontvang automatisch alles wat nodig is voor de voorbereiding. Er wordt voor het team een ruimte opgezet, er kan een agenda worden opgesteld voor alle deelnemers, er kan content worden uitgewisseld en er kan met de deelnemers gechat worden. De kans is groot dat de vergadering zelf hierdoor korter en beter wordt, misschien is de vergadering zelfs niet meer nodig.
  • Het is zo ontworpen dat alles ongelooflijk simpel is: de vergadering is met één tik of klik te starten.
  • De brainstorm tijdens de vergadering kan worden vastgelegd en opgeslagen worden in de Spark-ruimte.
  • Commentaar, vervolgacties of notulen kunnen in dezelfde ruimte worden gepost. Alles wat nodig is voor blijvend samenwerken bevindt zich op één plaats.

Ook de manier waarop binnen de Spark app wordt genavigeerd is veranderd. Dit zorgt voor een nieuwe, op activiteiten gebaseerde gebruikerservaring die het makkelijker maakt dan ooit om dingen voor elkaar te krijgen. Deze workflow is hetzelfde op alle apparaten. Wie er een kent, kent ze allemaal.

Maurice Veth, Collaboration Lead Cisco Nederland

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *