Drie bepalende oorzaken waarom ERP niet meer werkt
Veranderende tijden vragen om nieuw type zakelijke software
Enterprise Resource Planning. ERP. Het is een term die al meer dan 25 jaar bestaat en in IT-termen is dat een eeuwigheid. Dat is niet per definitie slecht. In een wereld waar marketingjargon en modewoorden de boventoon voeren, toont de leeftijd van dit concept alleen al aan dat het werkt. Of althans heeft gewerkt: ERP heeft het zakelijke software landschap getransformeerd en is nu een markt die naar schatting 40 miljard dollar waard is.
Maar zoals we weten, bieden resultaten uit het verleden geen garanties voor de toekomst. Hoewel ERP in het verleden prima gepresteerd heeft, wil dit nog niet zeggen dat het ook nu de beste manier is voor bedrijven om hun operationele activiteiten te overzien. Voor bedrijven zijn het tegenwoordig dynamische, snel veranderende tijden. Ik denk dat het moment is aangebroken om opnieuw goed na te denken over de werkelijke waarde van ERP voor moderne bedrijven, en hoe verschillende factoren op macroniveau de gehele discussie rond zakelijke applicaties fundamenteel veranderen.
- De aard van zakendoen is veranderd
Gezien de achtergrond van ERP, is het geen verrassing dat de opkomst van de digitale economie (met zijn vele abonnementsvormen) druk uitoefent op deze verouderde technologie. Vergeet niet dat ERP werd bedacht voor gebruik in de productie- en logistieke sectoren. In zo’n model worden werknemers beschouwd als de factor ‘arbeid’ en zijn daarmee een kostenpost die je het liefst zo laag mogelijk houdt. Tegenwoordig gaat het niet meer om ‘dingen’ die een bedrijf toegevoegde waarde bieden, maar om talent.
De voorbije decennia hebben we wereldwijd een verandering zien voltrekken richting een meer op diensten gebaseerde economie. Maar ook bedrijven die zich niet aan diensten committeren, zijn zich meer op de eigen mensen gaan richten, omdat van personeel de nodige innovatie wordt verwacht.
Als de kern van je waardeketen draait rond het toevoegen van waarde aan fysieke ‘dingen’, dan is het logisch om dit te koppelen met software die finance met supply chain en grondstoffenbeheer koppelt. Maar als de kern van je waardeketen is gebaseerd op intellectueel eigendom, innovatie en/of services (dus je mensen!), dan is het veel logischer om de koppeling van finance met HR als belangrijkste prioriteit te zien.
Als het belangrijkste doel is veranderd, dan moeten ook de tools daarin mee veranderen.
- De eisen aan verschillende afdelingen zijn veranderd
Bestuurders zijn de voorbije jaren strengere eisen gaan stellen aan de functionele afdelingen binnen de organisatie. CEO’s willen in staat zijn om beslissingen te maken gebaseerd op gegevens en dat steeds sneller te kunnen doen. Ze verwachten dat afdelingen als finance en HR steeds sneller acteren; zij moeten strategische partners van de business worden.
Traditionele ERP-systemen zijn niet geschikt voor de digitale wereld. Ze zijn gebouwd om te werken met een beperkte, maar belangrijke informatieset en verwerken deze informatie grotendeels op transactiebasis. De functionaliteit in deze systemen om rijke, nieuwe datatypes te importeren en externe bronnen te beheren, bestaat simpelweg niet.
De reactie van de traditionele leveranciers op deze missende functionaliteit is altijd geweest om extra onderdelen toe te voegen en proberen deze te integreren. Die toegevoegde delen vragen bij elkaar data op en combineren deze in weer andere tools voor rapportage en analyse. Het eindresultaat is een complexe puzzel waar integraties, koppelingen en middleware zijn verweven in een architectuur die nog het meest weg heeft van een lappendeken. Het ERP wordt zo lastig en kostbaar in gebruik en beheer, en is nauwelijks aan te passen. Zulke systemen kunnen het ook verdraaid ingewikkeld en tijdrovend te maken om van alle informatie één versie van de waarheid te vinden.
De komst van cloud computing en goedkopere dataopslag maakt dat organisaties kunnen kiezen voor in-memory datastructuren, waarmee ze zowel sneller transactieverwerking kunnen doen als beslissingen maken op basis van data. Dat kan allemaal in een gebruiksvriendelijk systeem, dat sowieso werkt met maar één versie van de waarheid.
In staat zijn met één goede bron van de waarheid te werken, maakt dat finance en HR ook kunnen samenwerken om gecombineerd meer waarde voor de business te genereren. Het wordt hiermee tijd voor bedrijven om af te stappen van ellenlange vergaderingen, waarin finance en de HR-afdeling zitten te bakkeleien over de verschillende cijfers die ze elk uit hun eigen deel van het ERP-systeem getrokken hebben. In plaats daarvan kijken ze naar dezelfde, consistente cijfers en kan een meeting snel overschakelen naar meer dringende (strategische) agendapunten.
- De verwachtingen van software zijn enorm gegroeid
We komen nu tot de kern van de zaak. De doorbraak van ERP is één van de belangrijkste technologische gebeurtenissen van dit industriële tijdperk geweest. En dat raakt de dieper gelegen oorzaak van dit probleem – je kunt de problemen van morgen niet oplossen met de systemen van gisteren.
De snelheid van zakendoen is in de afgelopen 25 jaar exponentieel toegenomen en vraagt van software om sneller en flexibeler te zijn. Dit zijn voor een modern bedrijf geen wensen, maar eisen waaraan simpelweg moet worden voldaan. CEO’s verwachten meer van de techniek en kiezen vaker voor agressievere, innovatieve groeistrategieën. Een systeem dat er bijvoorbeeld 4 tot 6 maanden over doet om een nieuwe fysieke kantoorlocatie volledig te operationaliseren, kan in deze tijden niets meer beginnen tegen een systeem die hetzelfde in 30 tot 60 minuten kan.
Niet voor niets verwachten C-level bestuurders dat de fundamentele technologie van hun organisatie deze niet ophoudt vanwege vertragingen en complexiteit, maar het bedrijf helpt vooruit te komen met flexibiliteit en wendbaarheid op snelheid.
Deze drie bovengenoemde factoren vragen om een herziening van de processen, methodieken en technologieën die de bouwstenen vormden van ‘oude bedrijven’. Het tijdperk van traditionele ERP-systemen is voorbij. De snel veranderende eisen van de op talent gebaseerde economie, vragen om zakelijke systemen die zijn ontworpen voor wendbaarheid, ontworpen voor democratischer besluitvormen en ontworpen voor de manier waarop mensen tegenwoordig werken.
Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday