Migratie naar het datacenter: De eerste weken live

In de vijfdelige reeks ‘Migratie naar het datacenter’ wordt uiteengezet welke stappen moeten worden genomen om succesvol over te stappen van een eigen IT-omgeving naar uitbesteding bij een datacenter. Onder andere de keuze voor uitbesteding, de keuze voor een datacenter en de verhuizing zijn in voorgaande artikelen aan bod gekomen. In dit vijfde en laatste artikel van de reeks zal ingegaan worden op de eerste weken live.

Na de verhuizing, wat op zichzelf al een intensief traject is, breekt het uur van de waarheid aan: werkt alles zoals zou moeten? Hoe anticipeer je op eventuele storingen en onvoorziene problemen en hoe zorg je ervoor dat eindgebruikers zo min mogelijk merken van de overgang naar een nieuwe IT-omgeving? Wat moet je, kortom, doen om succesvol de eerste weken live te gaan?

Geen tijd om achterover te leunen

Zo vlak na de verhuizing lijkt het een mooi moment om achterover te leunen en terug te kijken op een geslaagd project. De verhuisdozen zijn opgeruimd, de servers zoemen tevreden in hun nieuwe racks en er lijkt geen vuiltje aan de lucht. Toch?

Als het meezit is dat natuurlijk zo: de livegang is succesvol verlopen en alles loopt op rolletjes. Maar het is een gevaarlijke illusie om te denken dat dit een normale gang van zaken is. Zoals in het vorige artikel al beschreven werd, is veel IT-apparatuur jaren niet van zijn plek geweest en dat kan na de verhuizing nog wel eens tot uitval leiden (dead on arrival). Daarnaast is de stabiliteit die men gewend was, in de eerste maand niet altijd vanzelfsprekend. Daar moet dan ook de focus liggen tijdens de eerste weken live.

Het is daarom verstandig om niet in één keer alles live te zetten, maar eerst de meest kritische apparatuur te testen. Deze basisset bestaat bijvoorbeeld uit essentiële databases en het fundament van de organisatie zoals mailservers. Definieer daarom eerst waar deze basisset uit bestaat, zet deze live en test uitvoerig of alles werkt. Daarna kunnen andere, minder kritische servers live gezet worden.

‘Nu we verhuisd zijn, kan er niks meer mis gaan’

Stijn Grove

In voorgaande artikelen is er ook al op gewezen, maar het kan niet genoeg benadrukt worden: zorg ervoor dat er een fallback/rollback plan is. Het is statistisch gezien heel onwaarschijnlijk, maar er bestaat altijd de mogelijkheid dat na de migratie om wat voor reden dan ook niets naar behoren werkt. Hier moet rekening mee gehouden worden: doordenk dit scenario en vooral op welke manier de IT-omgeving zo snel mogelijk weer in de lucht gebracht kan worden.

Dat kan bijvoorbeeld door voldoende spares aan te schaffen. Spares worden nog wel eens afgeschreven als duur en overbodig, maar draai het eens om: als de apparatuur niet functioneert, betekent dat de business deels of geheel stilligt. Spares zijn daarom in feite heel goedkope verzekeringen: je kunt er een lange downtime mee afdekken tegen een, in verhouding tot de kosten die gemaakt worden als de business een halve dag stil ligt, heel gering bedrag. Dit is voor de IT manager een heel sterk argument richting het management team om ook daadwerkelijk te zorgen dat deze spares er komen.

Een goede monitoring tijdens de eerste weken live kan het verschil maken tussen enkele minuten en meerdere uren downtime. Als er onverhoopt iets mis gaat, moet snel duidelijk zijn waar het probleem precies zijn oorsprong vindt. Dit grijpt ook weer terug op de stapsgewijze manier waarop live gegaan wordt: door dit ‘lean’ te organiseren kan snel ingegrepen en bijgestuurd worden als dat noodzakelijk is. Deze monitoring kan arbeidsintensief zijn, maar moet net zoals de spares gezien worden als een verzekering tegen problemen. De monitoring kan in de loop van de weken, als er voldoende stabiliteit is, gefaseerd worden afgebouwd.

Don’t rock the boat

Een kritische succesfactor bij de eerste weken live is een goede support. Als dit niet goed geregeld is, zal in de perceptie van de eindgebruiker de migratie mislukken omdat de nagenoeg onvermijdelijke kinderziektes niet goed bestreden kunnen worden. Want ook al is het draaiboek nog zo compleet en is het hele project gesmeerd verlopen: alles staat of valt bij de ervaring van de eindgebruiker. Als de boot gaat schommelen, moet er een bemanning zijn die het schip snel weer stabiliseert.

Dat betekent dat zeker in de eerste maand dat alles live staat, extra aandacht besteed moet worden aan support. Er zullen zaken naar voren komen die niet voorzien zijn. Het kan dan gaan om rechten, nieuwe procedures of veranderde instellingen. De eindgebruiker moet de tijd krijgen om hier aan te wennen en dat gaat een stuk gemakkelijker als eventuele problemen snel en adequaat worden opgelost.

Daarnaast moet ook helder zijn welke medewerkers van de IT-afdeling toegang hebben tot het datacenter als zich een probleem voordoet en moeten leveranciers op de hoogte zijn van de veranderingen die spelen zodat ook zij sneller kunnen schakelen als dat nodig is. Er is in dit verband een rechtstreekse relatie met een goede voorbereiding en het gaat daarbij om heel basale zaken: welke server zit waar in welk rack, hoe lopen de netwerken rondom het rack en, niet het minst belangrijk, waar staat de apparatuur van de organisatie in het datacenter?

Uiteindelijk draait het om goede, transparante communicatie: wat betekent de migratie voor de eindgebruikers, de IT-afdeling en de bedrijfsvoering en bij wie kan men terecht als er vragen zijn of als de techniek even hapert? De communicatie is natuurlijk tijdens het gehele traject belangrijk, maar vooral in de afrondende fase is extra nazorg cruciaal. Dat betekent dat enerzijds de eindgebruikers moeten weten dat de IT-omgeving gemoderniseerd wordt, en dat anderzijds regelmatig gerapporteerd wordt aan het management over de voortgang. Door helder te communiceren wordt goodwill en krediet opgebouwd: een vangnet voor het onwaarschijnlijke geval dat er toch een (grote) storing is.

Migratie naar een datacenter: geen rocket science, wel complex

De migratie naar een datacenter is complex. Maar door goed te plannen, rekening te houden met het onwaarschijnlijke en een flinke dosis gezond verstand kunnen risico’s uitgesloten of geminimaliseerd worden. Met deze reeks artikelen, beschikbaar via DatacenterWorks en de website van de Dutch Datacenter Association, heb ik geprobeerd u inzicht en kennis te geven over hoe de migratie naar een datacenter aangepakt moet worden. Daardoor zult u, hopelijk, beter beslagen ten ijs komen. Niet alleen binnen uw organisatie, maar ook als u zich gaat oriënteren op een datacenter.

Stijn Grove, Directeur Dutch Datacenter Association