Trial-and-error in de cloud: weg met dure en mislukte IT-projecten

We kennen ze allemaal wel: de dure, ellenlange selectie- en implementatietrajecten voor nieuwe businessoftware. Waarvan een groot deel roemloos strandt, waarna we weer van voor af aan beginnen. Op het eerste gezicht niet zo vreemd als het gaat om software die belangrijke bedrijfsprocessen gaan aansturen. Gelukkig kan dat tegenwoordig ook anders, via een 'discovery' of ook wel 'trial-and-error'-methode genoemd.

Wie een nieuwe auto koopt, neemt naar de showroom geen waslijst aan functionele eisen en wensen mee. De keuze bepalen we uiteindelijk vooral op budget, persoonlijke voorkeur en de categorie/klasse die voldoet aan onze vervoersbehoefte. We gaan er nu eenmaal vanuit dat de auto sowieso doet waar het voor gemaakt is: ons enigszins comfortabel van A naar B brengen. We gaan er bovendien blind vanuit dat de fabrikant heeft gezorgd voor de basis: een stuur, fatsoenlijke wielen, een overzichtelijk dashboard, goede remmen. Bovendien weten we: iedere auto kunnen we probleemloos besturen. De basics zijn immers steeds hetzelfde.

Ouderwets, duur maatwerk

Met de aanschaf van bedrijfssoftware is onze instelling ineens compleet anders. Dan zijn we helemaal niet meer zo zeker dat pakket X al onze business-uitdagingen tackelt en past binnen het groeiperspectief wat we zo vurig najagen. Met als gevolg ellenlange spreadsheets vol functionele eisen en wensen. Uit zo’n wensenlijst volgt haast automatisch een intensief (dus: duur) en tijdrovend selectietraject. Behoudende (en vak: dure) adviseurs vragen maandenlang enorme bedragen om een dergelijk traject te begeleiden. Ze starten aan de hand van dat papierwerk langdurige trajecten die nauwelijks te overzien zijn. Niet zo vreemd dat veel IT-projecten roemloos stranden, omdat aan het einde blijkt dat dat ene cruciale onderdeel teveel gevraagd bleek. Weg investering, weg groeiplannen.

Stappenplan: in twee maanden up-and-running

Dat kan ook anders. Binnen twee maanden kun je up-and-running zijn met toekomstbestendige applicaties die je belangrijkste processen afdekken en je businessuitdagingen tackelen. Met deze trial-and-error-methode zijn startups, aangekochte subsidiaries en bestaande organisaties snel up-and-running en klaar voor de toekomst. Bovendien hoeven klanten niet maanden te wachten op vernieuwde dienstverlening en kun je moderniseringsslagen snel en effectief doorvoeren.

Onderstaande stappen zijn daarvoor vereist:

Stap 1: Formuleer de 3 belangrijkste uitdagingen

Met spreadsheets vol functionele wensen en eisen ga je in deze snelle digitale economie de wedstrijd niet winnen. Zet daar dan ook een streep door, en bepaal de drie belangrijkste doelstellingen die je wilt bereiken. Denk daarbij niet zozeer in losse functionaliteit, maar kijk daarbij naar de belangrijkste bedrijfsprocessen en stel bovenal de 'why?'-vragen vanuit de bedrijfsstrategie. Waarom willen we dit doen? Welke deadlines hanteren we? En hoe gaat deze oplossing/leverancier ons daarbij helpen.

Stap 2: Kies voor standaard cloudoplossingen en een moderne IT-partner

Er zijn namelijk tegenwoordig nauwelijks nog goede argumenten voor dure maatwerksoftware. Goede standaardsoftware uit de cloud kan 85 procent van alle reguliere businessprocessen afwikkelen. Zoek een IT-partner die antwoord heeft op je 3 geformuleerde uitdagingen. Binnen twee maanden moet die partner in staat zijn met cloudsoftware deze uitdagingen te tackelen. Lukt dat niet, dan deugt het businessproces waarschijnlijk niet en verdient dat eerst aandacht. 

Stap 3: Stel vast of het werkt en rol in een keer verder uit

Goede standaardsoftware uit de cloud laat zich binnen enkele weken optuigen en inrichten voor jouw gekozen bedrijfsprocessen. Wanneer alles naar behoren werkt heb je bovendien een mooie blauwdruk voor je andere processen, afdelingen of subsidiaries. Dankzij de cloud kun je ingerichte sjablonen gemakkelijk hergebruiken en deze bijvoorbeeld in één keer uitrollen voor alle gewenste filialen, in plaats van filiaal voor filiaal te vernieuwen. 

Stap 4: Niet tevreden? Scherp je wensen aan en formuleer

Voldoet de oplossing toch niet aan de verwachtingen? Kom je onoverkomelijke obstakels tegen? Dan heb je dat binnen die een of twee maanden in plaats van 2 jaar ondervonden. Zinloos was dit traject overigens sowieso niet, want je weet nu veel beter wat je wel en niet wilt. En welke vragen je moet stellen aan de volgende cloudsoftwareprovider.

Stap 5: Werkt het wel? Richt dan de overige processen in

Werken de belangrijkste businessprocessen probleemloos in de nieuwe oplossing, dan kun je starten met het definiëren van de overige, minder essentiële taken. In deze fase kun je altijd alsnog beslissen dat je voor specifieke zaken verder moet shoppen.

Ik hoor regelmatig van klanten dat ze de adviseur veel meer hebben moeten betalen, dan dat de software ze gekost heeft. Of dat de selectieprocedure veel langer duurde dan de implementatie van de uiteindelijk gekozen oplossing. Ik hoop met recht dat dit met bovenstaande methode voortaan verleden tijd is en in Nederland – net als in Angelsaksische landen – toegepast wordt.

Richard Nagel, Sr. Solution & Presales teamlead EMEA bij SAP Nederland