In drie overbodige vragen naar een social intranet

shutterstock_111261014

Volgens onderzoek van Entopic is meer dan de helft van de bedrijven in Nederland op zoek naar een nieuw sociaal intranet (of zijn ze bezig met een upgrade van hun bestaande platform). Aangezien het beheer van het intranet nog altijd voor 84% bij IT ligt, wacht deze specialisten een flinke uitdaging. Hebben we een social intranet nodig? Welke moeten we hebben? En wordt er dan ook gebruik van gemaakt? In drie overbodige vragen (en een aantal handige tips) naar een social intranet waar iedereen wél graag komt.

Vraag 1: Heb ik een social intranet nodig?

Goed beschouwd is dit een wat merkwaardige vraag. We gaan even terug in de tijd. Las Vegas, 1994. Een zaal vol IT-experts luistert aandachtig tijdens de Comdex (voorloper van de Interop IT conference) naar de keynote speech van de dag. Hoe indrukwekkend de cijfers ook mogen zijn, het verhaal van deze man over 40 miljoen verkochte pc’s en een wereldwijde omzet van 150 miljard dollar krijgt de handen niet op elkaar. Terwijl de eerste beursgangers afhaken richting de coffee corner, start de spreker een videobandje.

‘We saw lots of images that he pulled together off the network’

Het filmpje laat een gezin zien uit het jaar 2005. Moeder loopt rond met een zakformaat pc waarmee ze kan betalen en waarop foto’s staan van haar kinderen, filmpjes, muziek, boeken en zelfs een routeplanner. Terwijl vader via een live cameraverbinding vergadert met zijn collega’s, zien we hoe zoonlief voor zijn scriptie informatie verzamelt uit de bibliotheek van Washington én Mexico City, vanachter de pc op zijn slaapkamer! ‘We saw lots of images that he pulled together off the network’, refereert Bill Gates naar de zojuist door hem vertoonde beelden. ‘The ability to navigate through doesn’t require thinking about different forms of storage because all the things have links that span from one to the other’. Hij beschrijft hiermee zijn Microsoft Explorer, de browser die het internet bereikbaar maakte voor iedereen. Het social intranet avant la lettre.

Het internet bestond al een tijdje (ARPAnet 1957!), maar werd slechts door een selecte groep wetenschappers, militairen en studenten gebruikt. De gewone burger kreeg geen toegang. De browser van Gates (en de Netscape Navigator van Andreessen/Clark) zorgde voor de doorbraak van een netwerk dat het voorheen prima deed, maar waar ondemocratische verhoudingen de werkelijke potentie in toom hield. Ook toen vroeg men zich af of dat internet wel sociaal moest worden.

Zolang je medewerkers nog mensen zijn en geen robots, is het democratiseringsproces onomkeerbaar. Gelukkig zijn er ook nog gegevens van onderzoeksbureau McKinsey die pleiten voor een social intranet:

  • Effectiever samenwerken + 25% winst
  • Sneller informatie vinden + 30% winst
  • Minder tijd kwijt aan e-mail + 25% winst 

Vraag 2: Oké, ik heb dus een social intranet nodig. Maar welke dan?

Het antwoord op die vraag ligt voor de hand: de beste die bij je organisatie past. Google het woord ‘social intranet’ en tal van kant-en-klare intranetplatformen worden aangeboden. Wees vooral realistisch en onderzoek wat je nodig hebt. Evalueer de tools met een kritische kijk op de componenten die echt nodig zijn en waar je medewerkers graag mee willen werken (en let’s keep in mind, hou het social!). Waar vind je de juiste aanbieder met het geschikte platform? Voor diegene die niet weten hoe zij zich het best kunnen oriënteren, een aantal basistips waarmee je de zoektocht kan beginnen.

  • Opstellen van een goede businesscase

Het van start gaan met een nieuw social intranetproject begint bij het opzetten van een goede businesscase. Hiermee kun je het management overtuigen dat het intranetproject zorgvuldig is opgezet en geanalyseerd. Vervolgens kun je je wensen - bijvoorbeeld het terugbrengen van het e-mailverkeer of het stimuleren van meer dialoog bij je medewerkers (social!) - toetsen aan het aanbod.

  • Check tevredenheid van klanten

Nadat je jezelf hebt georiënteerd en weet welke aanbieders een geschikt social intranetplatform voor je organisatie aanbieden, is het verstandig om iets dieper te graven. Ga even voorbij aan de functionaliteit en kijk naar de referenties waarin organisaties het platform toelichten. Case studies kunnen daarbij een handig hulpmiddel zijn. Zo kun je zien wat de ‘Return on investment’ is bij organisaties van soortgelijke grootte en branche die dat platform al hebben geïmplementeerd.

  • Zorg voor een goede introductie

Het is erg belangrijk dat de aanbieder meer ervaring heeft dan slechts het installeren van de software. Een goede implementatie van het intranet is immers het halve werk. Hoe daarmee om te gaan wordt beantwoord in vraag 3. 

Vraag 3: Hoe zorg ik dat iedereen van het nieuwe socialintranet gebruikt maakt?

Door het voor je medewerkers zo aantrekkelijk en makkelijk mogelijk te maken! Besef goed dat je bij lancering van de nieuwe tool niet alleen met technologie te maken hebt. Je dwingt je organisatie om dingen anders te doen, je dwingt mensen om anders te denken, anders te werken. Goedbeschouwd sleutel je zelfs aan de bedrijfscultuur. Maar niet getreurd (it is done before), met een beetje geduld, planning en strategisch denken, is het absoluut mogelijk je collega’s enthousiast te krijgen. Acht manieren om je mensen optimaal gebruik te laten maken van het social intranet:

  1. Zorg voor ondersteuning vanuit het management

Ondersteuning van het management is cruciaal. En dat gaat verder dan een handtekening onder een softwarecontract. Zorg dat de directie over het nieuwe social intranet praat, laat ze erover schrijven en laat ze ervaren welke ongekende mogelijkheden deze nieuwe tool biedt. Goed voorbeeld doet volgen!

  1. Zorg voor een goede strategie

Welke processen of afdelingen zijn het meest gevoelig voor implementatie van het nieuwe social intranet? Maak een prioriteitenlijstje, en gebruik deze om je te focussen op de belangrijkste gebieden. Je medewerkers zullen deze extra aandacht en begeleiding waarderen. En dat komt weer goed van pas zodra de minder belangrijke functies aan bod komen.

  1. Zorg voor ambassadeurs

Doe het vooral niet alleen. Ga op zoek naar de ‘early adoptors’, mensen binnen je organisatie die open staan voor vernieuwing, affiniteit hebben met techniek of al fan zijn van het nieuwe intranet. Idealiter bevinden die zich op verschillende afdelingen, niveaus of locaties. Stimuleer deze mensen, laat ze meedenken, zorg dat ze hun ideeën kunnen delen en vooral, laat ze feedback geven!

  1. Zorg voor meer toegang

Een modern social intranet is gebouwd om iedereen kennis en informatie te laten delen, maar ook om medewerkers hun eigen content te laten maken. Traditionele organisaties zijn nog niet vertrouwd met deze nieuwe manier van werken, waarbij medewerkers zelf groepen kunnen aanmaken, direct kunnen reageren of eigen content kunnen produceren. Voor hen: doe het stapsgewijs, maar dóe het wel.

  1. Zorg voor bewijs

Niet alleen zeggen dat het nieuwe social intranet werkt, laat het zien! Leg de best practices vast en kun je dat nog niet (omdat je net bent gestart), zoek dan naar praktijksuccessen buiten je eigen organisatie. Of vraag je social intranet-aanbieder of ze een referentcase voor je hebben. Het mooiste is natuurlijk om je eigen succesverhaal te maken. Ga met een team of afdeling aan de slag en zet het social intranet in bij een strategisch belangrijk project. Vertel hoe je papierloos bent gaan werken of hoe je pdf’jes getransformeerd hebt tot intranet wiki’s. Bewijs dat deze nieuwe tool de taak of het proces aanzienlijk heeft verbeterd.

  1. Zorg dat je groot denkt, maar klein start

In goed Engels: Think big, start small. Het is natuurlijk leuk om alle sluizen open te gooien, maar pas op dat je mensen niet bij aanvang kopje onder gaan. Introduceer je social intranet stapsgewijs, laat je collega’s wennen, ervaring opdoen. Geef ze de ruimte (zie punt 5) om zelf bewijs te vergaren. En schrik niet als bij de start van je nieuwe intranet slechts 10% actief is, dat is heel normaal. Je beoogt een cultuurverandering en die gaat nu eenmaal met kleine stapjes.

  1. Zorg voor een leuke naam

Intranet en bedrijfscultuur gaan hand-in-hand. Om de software een gezicht te geven en medewerkers het gevoel dat ze er een nieuwe collega bij hebben, is het verstandig je intranet een naam te geven die past bij je organisatie. Het is tevens een mooie gelegenheid om je medewerkers kennis te laten maken met deze nieuwe manier van werken. Tip: bedenk een leuke actie om het sociaal intranet te introduceren.

  1. Zorg dat je het op papier zet

Gaandeweg verandert je organisatie en manier van werken. Leg dat vast! Dat kan door de opmaak van een beleidsdocument of intranetgids. Dat borgt de continuïteit bij wisseling van de wacht (de CEO vertrekt, er komt een nieuwe IT-manager) en voorkomt dat je opnieuw moet beginnen. Bedenk tenslotte dat hoe intuïtiever je intranet is, hoe groter de kans is dat je medewerkers er ook écht gebruik van maken. Zorg dat het een omgeving is waar ze graag komen, waar het vertrouwd aanvoelt en waar ze prettig kunnen samenwerken op een manier die ze privé al lang kennen: sociaal.

Hans Koekkoek, marketingstrateeg Viadesk