Blog Spice in Finance: Louis van Garderen over uw administratie, bananenschil of rots in de branding?  

Financiële administraties zijn de backbone van de onderneming. Maar geven ook hoofdbrekens. Is uw administratie een bananenschil of is het een rots in de branding?

In deze aflevering een update aan de hand van vijf hygiënefactoren; opgeraapt uit de dagelijkse praktijk.

  1. Uw financiële administratie is kwalitatief op peil en is actueel.

‘Bij zijn’ betekent niet alleen dat uw dagelijkse stapels facturen en bankbescheiden zijn geboekt. Het betekent ook dat u geen wachtrijen in uw administratie hebt gecreëerd die aan uw zicht zijn onttrokken. Negen van de tien keer zijn op de vermaledijde tussenrekeningen de moeilijke kwesties verborgen! De vele vraagposten, tussenrekeningen, doorbelastingen en parkeerrekeningen: zorg dat ze in een wekelijkse zo niet dagelijkse routine opgeschoond zijn en opgeschoond blijven. Discipline is hier veel waard en scheelt later veel extra werk. Vraag ter controle maar eens aan uw administrateur of u morgen de bijgewerkte managementrapportage mag beoordelen, of een concept-jaarrekening aan de bank kunt sturen. Daarna weet u meestal wel het antwoord of uw administratie volledig bij is.

  1. De belastingdienst is welkom

WKR, ICT listing, suppleties, fiscale eenheden… de pijnpunten zijn er in tal van verschijningsvormen. Niet zelden is er het nodige onderhoud gewenst aan uw administratie om te voldoen aan al deze regelingen. Bij belastingcontroles zijn sommige fouten ongewenst, andere dodelijk. Denk aan het niet-naleven van de werkkostenregelingen of aan het ontbreken van ID bewijzen van uw personeel, die kunnen u duur komen te staan. Een periodieke check of u aan de belangrijkste vereisten voldoet en tijdig suppleren voorkomt veel leed en kosten.

  1. U weet hoe u er financieel voor staat

Misschien wel de belangrijkste van de vijf: uw administratie is er allereerst voor uw eigen gebruik, om u te informeren. Als beleidsbepaler van uw organisatie wilt u weten waar u staat. Niet alleen dat, u wilt ook kunnen prognosticeren zodat u diverse scenario’s kunt uitwerken. Niet iets dat vanzelf gaat, wel iets dat met een beetje aandacht en de juiste tools veel plezier in het ondernemen kunnen terugbrengen. Zijn al uw inkoopverplichtingen bekend? Wel zo gemakkelijk bij het prognosticeren. Het spreekt voor zich dat managementinformatie zo goed is als de kwaliteit van uw administratie.

  1. Uw administratieve werkprocessen zijn efficiënt en effectief

Hebt u al eens opgeteld wat een gemiddelde factuurverwerking u kost? Ik geef u op een briefje dat u schrikt van de kosten van uw administratievoering. Enerzijds omdat velen zich vergissen in de administratieve workload en in de daarmee samenhangende kosten. Maar zeker ook omdat veel processen gebrekkig zijn ingericht. Goede procedures van factuurafhandeling, logisch archiveren, terugvinden van documenten, modern gebruik van hulpmiddelen… de vooruitgang ligt voor het oprapen.

  1. Automatisering

Automatisering is niet alleen een tool om uw administratie efficiënter in te zetten. Automatisering brengt zeker ook nieuwe informatie en werkmethodes met zich mee. Wat dacht u van nieuwe vormen van analyses waaronder gebruik van Big Data, van foutopsporing of bijvoorbeeld van administratieve procesondersteuning. Mogelijkheden die uw wendbaarheid en kwaliteit positief kunnen beïnvloeden. Financieel fitter zijn, zullen we maar zeggen. Bedrijven die Cloud introduceren in hun werkomgeving blijken uit onderzoek significant beter te presteren. Dat is niet voor niets.

Onderhoud

Uitglijden is niet nodig. Werk tijdig aan de hygiënefactoren van uw bedrijf. Systematisch en stelselmatig onderhoud op dit punt is een basisvereiste en als cadeautje een zorg minder, niet alleen maar een goed idee dus.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *