Onvoorziene kosten en uitloop van IT-projecten eenvoudig te voorkomen
IT-projecten kunnen effectiever en kostenefficiënter worden uitgevoerd als infrastructuurvraagstukken eerder in het project worden behandeld. Door de requirements van de infrastructuur in een vroeg stadium inzichtelijk te maken, kunnen onderdelen van de totaaloplossing beter op elkaar worden afgestemd en alle (on)mogelijkheden inzichtelijk worden gemaakt. Hierdoor kunnen deadlines beter worden bewaakt en wordt de kans op extra kosten en uitloop van projecten verkleind. Nu vormt de infrastructuur nog vaak het sluitstuk van een IT-project.
Een omvangrijk IT-project bestaat uit diverse onderdelen die onderling afhankelijk zijn van elkaar. Zo zijn er de datacenters, het serverpark, de storageomgeving, het datacenternetwerk, de software en natuurlijk de telecominfrastructuur. Om het project succesvol te laten verlopen, binnen gestelde tijd en budget, is het noodzakelijk om een aantal zaken in ogenschouw te nemen. Laat ik dit illustreren aan de hand van een voorbeeld. Een grote Nederlandse retailer centraliseert zijn IT-omgeving. Ieder filiaal heeft zijn eigen omgeving die moet worden verhuisd naar twee externe datacenters die real-time data repliceren. In dit soort projecten gaat de aandacht van de IT-manager logischerwijs snel uit naar de toepassingen en de IT-omgeving zelf en wordt er niet direct gedacht aan de onderliggende telecominfrastructuur. De uitdaging bij de centralisatie van de retailorganisatie is dat de IT-omgevingen uit het hoofdkantoor en de distributiecentra verhuisd moeten worden naar de centrale datacenters, terwijl de winkels intussen gewoon bevoorraad moeten blijven worden en het centrale magazijn en de webshop bereikbaar moeten blijven.
Planning IT-project
Een manier om alle aspecten van een IT-project vooraf helder in kaart te brengen, is het beleggen van een informatiesessie of marktconsultatie. Daarin kan een IT-manager de leveranciers van zijn shortlist uitnodigen en met hen sparren over oplevertijden en afhankelijkheden van de benodigde hardware, software en infrastructuur. Op deze manier krijgt de IT-manager een goed beeld van de mogelijkheden en uitdagingen in zijn project, zeker wat betreft tijd en budget. Alle aspecten van het project moeten tijdens een dergelijke sessie de revue passeren: Uit welke onderdelen bestaat het project, welke afhankelijkheden zijn er dan tussen leveranciers, moet de verbouwing plaatsvinden met geopende winkels of kan het project parallel worden uitgevoerd, is er sprake van een bepaalde tijdsdruk vanwege het aflopen van bepaalde contracten, et cetera. Dit zijn allemaal factoren die van invloed zijn op de keuzes die worden gemaakt en het verloop van het project. Zo wil de retailer overstappen op een nieuwe telecomleverancier. Als de planning van de verschillende onderdelen in zijn project vooraf niet goed op elkaar is afgestemd, kan het zijn dat de nieuwe leverancier nog niet kan leveren. Bijvoorbeeld omdat de infrastructuur nog niet gereed is, omdat er een nieuwe glasvezelverbinding moet worden aangelegd. Dan moet de retailer het contract met de bestaande leverancier verlengen, met nieuwe onderhandelingen tot gevolg. Dat kan leiden tot onvoorziene kosten die met een goede planning en afstemming eenvoudig kunnen worden voorkomen.
Redundantie tussen datacenters
Als een telecomleverancier vroegtijdig bij een IT-manager aan tafel zit, kan het benodigde glasvezeltracé alvast in kaart worden gebracht. Daardoor is duidelijk hoe lang de route is en met welke latency (zie kader) rekening gehouden moet worden. Die latency is ook van invloed op de keuze voor de juiste glasvezelswitches (fiber channel switches). Stel dat de retailer al switches aanschaft voordat hij weet hoe zijn glasvezeltracé eruit gaat zien, kan later in het project blijken dat de afstand tussen de twee datacenters langer is dan gedacht, waardoor de gekochte switches niet voldoen en moeten worden vervangen door een ander type. Ook dat zijn onvoorziene kosten die eenvoudig kunnen worden voorkomen. Als eerder bekend is welk tracé aangelegd moet worden, kan ook alvast de aanvraag voor de graafvergunning bij de gemeente worden ingediend. Hiermee wordt kostbare tijd gewonnen. Daarnaast kan inzichtelijk worden gemaakt waar in het tracé mogelijke vertragingsfactoren kunnen zitten, zoals de noodzaak voor een gestuurde boring, vervuilde grond of bloeiende bomen.
De leverancier van de telecominfrastructuur kan de IT-manager tijdens de informatiesessie ook al adviseren over redundantie. De noodzaak voor redundantie wordt soms onderschat. De retailer loopt een groot risico als er maar één snelweg tussen de twee datacenters ligt. Als er een incident voordoet op die snelweg (glasvezelverbinding), kan er niet meer synchroon worden gerepliceerd. Dat heeft tot gevolg dat de logistieke processen stil komen te liggen, klanten niet meer bij de online winkel kunnen bestellen, personeel niet kan worden ingepland, et cetera. Veel organisaties gaan er vaak ten onrechte vanuit dat er, door gebruik te maken van twee verschillende infrastructuurleveranciers, automatisch sprake is van redundantie. Wat ze zich onvoldoende realiseren, is dat infrastructuren van verschillende leveranciers in dezelfde geul kunnen liggen. De kans dat beide verbindingen beschadigd raken bij een calamiteit is daarmee groter dan wanneer de infrastructuren daadwerkelijk volledig fysiek van elkaar gescheiden zijn.
Deadlines en doorlooptijden
In veel RFP’s wordt onvoldoende rekening gehouden met de levertijden van een telecominfrastructuur, zeker als er gegraven moet worden. Gemiddeld duurt het 16 weken voordat een nieuwe infrastructuur kan worden opgeleverd. Alleen al het vergunningstraject voor de graafwerkzaamheden bij de gemeente duurt 8 weken, waarna de werkzaamheden nog moeten beginnen. Pas na oplevering van de infrastructuur kan een klant zijn nieuwe IT-omgeving in gebruik nemen. Zeker in het geval een nieuwe glasvezelverbinding tussen datacenters gerealiseerd moet worden, begint 40-50 procent van de organisaties te laat met nadenken over die infrastructuur of besluit men te laat. De retailer heeft in zijn marktconsultatie vroegtijdig contact gezocht met een telecomleverancier, hij heeft rekening gehouden met de noodzakelijke doorlooptijden en heeft daarop de deadline van zijn project kunnen afstemmen. Daardoor bleef hij keurig binnen tijd en budget. Door de infrastructuurvraagstukken voor telecomverbindingen naar voren te halen, kunnen deadlines beter worden bewaakt, neemt de kans op uitloop en extra kosten af en zijn de opleveringen van de verschillende onderdelen van het project beter op elkaar afgestemd. Zie een informatiesessie als een quick win; de gesprekken moeten toch worden gevoerd en het kost niet meer tijd om dit vroeg in het proces te doen. Door deze manier van werken kunnen er tijdens het project hoge onvoorziene kosten en uitloop worden bespaard.
Latency en glasvezelswitches
Bij synchrone replicatie zijn data real-time beschikbaar op twee fysiek van elkaar gescheiden opslagsystemen; het lokale storagesysteem in het ene datacenter en het remote storagesysteem in het andere datacenter. Het opslagsysteem moet vanaf het lokale opslagsysteem binnen een bepaalde tijd een bevestiging terugkrijgen van het remote storagesysteem dat de data daar goed zijn aangekomen en opgeslagen. Die tijd noemen we latency. Voor veel sectoren is de maximale latency vastgesteld op 5 milliseconden, omdat de kans dat gegevens verloren raken tijdens een storing dan minimaal is. De latency van een verbinding is afhankelijk van de afstand die data moeten afleggen tussen het lokale en remote opslagsysteem. Daarom is de lengte van een glasvezelverbinding van grote invloed. Die lengte is ook van invloed op de keuze van de optische interfaces (de koppeling tussen de switch en het telecomnetwerk) en het juiste type glasvezelswitch. Zo zijn er switches die hogere latency kunnen compenseren.
De voordelen
Infrastructuurleveranciers in een vroeg stadium laten meedenken in een IT-project heeft meerdere voordelen:
- Grip op de doorlooptijd
- Afstemming van oplevertijden
- Geen onvoorziene kosten
Rudi de Visser is business consultant bij Eurofiber